Nach Beendigung Ihres ERASMUS-Auslandsstudiums

 

4.1 Vorgeschriebene abschließende Schritte im ERASMUS-Prozedere

Bitte denken Sie daran, vier Wochen nach Beendigung des Studienaufenthaltes, jedoch spätestens bis zum 01. April (wenn Ihr Aufenthalt nur das Wintersemester umfasst) bzw. bis zum 01. August (wenn Ihr Aufenthalt nach dem Sommersemester endet), die folgenden ERASMUS-Unterlagen über Upload in Ihr Teilnehmerkonto hochzuladen (bis auf 3.):

    1. Confirmation of Period of Study (Bestätigung der Gastuniversität mit Anfangs- und Enddatum)
    2. persönlicher, ausformulierter Erfahrungsbericht (siehe Vorlage mit Hinweisen im Teilnehmerkonto und auch im Downloadbereich hier auf der Webseite)
    3. ursprüngliches Grant Agreement im Original, d.h. in Papierform mit Ihrer Originalunterschrift einreichen im IO, falls noch nicht geschehen
    4. EU Online Survey im Mobility Tool+ der EU-Kommission nach Aufforderung ausfüllen
    5. finales Grant Agreement (ist zum Abschluss in einer finalen Version erneut zu erstellen, die Ihnen im Teilnehmerkonto bereitgestellt wird und unterschrieben hochzuladen ist)

      Die Punkte 1. bis 5. müssen erledigt sein, damit die ausstehende Stipendien-Schlussrate ausgezahlt werden kann!

      Die folgenden drei Punkte müssen ebenfalls erledigt werden:
    6. Official Transcript - sobald Sie es erhalten haben, einscannen und ins Teilnehmerkonto hochladen. Das Transcript kann ohne Sanktionen verspätet durch Hochladen ins Teilnehmerkonto eingereicht werden, sollte Ihnen aber laut ERASMUS-Regelwerk innerhalb von 5 Wochen nach Beendigung des Auslandsstudiums von der Gasthochschule zur Verfügung gestellt werden.
    7. Anerkennungs-Transcript der Goethe-Universität soll Ihnen innerhalb von 5 Wochen nach Vorliegen des Transcripts der Gasthochschule im Prüfungsamt/Fachbereich ausgestellt werden.
    8. Der abschließende OLS-Sprachtest ist im Online Linguistic Support-System zu absolvieren!

Wir sind verpflichtet, diese Dokumente bei einer Haushaltsprüfung durch den DAAD vorzulegen. Solange Ihre Confirmation of Period of Study, der persönliche Erfahrungsbericht, das Grant Agreement im Original, die EU Online-Survey und das finale Grant Agreement nicht als korrekt im Teilnehmerkonto abgehakt sind, wird Ihnen die ausstehende Förderrate nicht ausgezahlt. Ausnahme von der Frist zur Einreichung der Unterlagen: Studierende, deren Studienaufenthalt erst nach dem Stichtag endet und die Herrn Purkert dies vorher mitteilen und eine Nachreichung vereinbaren.
Wir weisen darauf hin, dass wir i.d.R. keine Emailanfragen über den rechtzeitigen Eingang des zusätzlich im Original einzureichenden Grant Agreement beantworten können. Sie können in Ihrem Teilnehmerkonto nachvollziehen, ob die Unterlagen abgehakt sind und somit vorliegen.

Eindringlicher Hinweis: Ohne einen vorliegenden Nachweis über Ihren absolvierten Studienzeitraum an der Gasthochschule sind wir verpflichtet, das ERASMUS-Stipendium komplett zurückzufordern. (Dies ist schon vorgekommen.) Dieser Nachweis muss am Ende Ihrer Studienzeit von der Gasthochschule gegengezeichnet und abgestempelt bzw. erstellt sein. Die Ihnen von uns zur Verfügung gestellte Confirmation of Period of Study (CoPoS) ist die am häufigsten verwendete Form des Nachweises.

Die erforderlichen Dokumente im Einzelnen:

4.1.1 Confirmation of Period of Study Die Confirmation of Period of Study lassen Sie sich wie auf dem Formular vermerkt je zu Beginn und am Ende Ihres Auslandsaufenthaltes im Fachbereich oder International Office der Gastuniversität gegenzeichnen und stempeln. Zu Beginn Ihres ERASMUS-Aufenthaltes laden Sie dieses Formular bitte nach Gegenzeichnung als pdf-Datei in Ihrem Teilnehmerkonto hoch. Der Antritt des ERASMUS-Aufenthaltes wird so bestätigt, eine weitere vorgeschriebene Formalie. Es kann sein, dass die Gasthochschule ein eigenes Formular bereithält (Certificate of Arrival, Participation Certificate). Dies akzeptieren wir selbstverständlich, wenn Beginn und Ende des Aufenthaltes aufgeführt sind und es am Ende des Aufenthaltes erstellt wurde. Diese Confirmation of Period of Study ist nach Beendigung des Auslandsstudiums als pdf-Datei in Ihr Teilnehmerkonto hochzuladen und NICHT bei Ihrem Programmbeauftragten abzugeben!

4.1.2 Persönlicher Erfahrungsbericht Den ausführlichen Erfahrungsbericht laden Sie im pdf-Format in Ihr Teilnehmerkonto hoch, damit wir ihn auf unsere Webseite setzen und zukünftige Interessenten sich informieren können. Teilen Sie darin Ihre eigenen Erfahrungen bezüglich Bewerbung, Anreise, erste Wochen, Wohnungssuche/Studentenwohnheim, Formalitäten, Sprachkurse, Betreuung hier und vor Ort, Studiensystem, Bibliotheken, Computerräume, Internetcafés, abends weggehen, Ausflugsziele etc. auf mindestens drei Din-A4-Seiten mit. Bitte benutzen Sie die Vorlage im Downloadbereich. Bitte reichen Sie auch eine Kopie per Email-Attachment bei Ihrer/m Programmbeauftragten ein. Ein Original des Berichtes benötigen wir im IO NICHT.

4.1.3 ursprüngliches Grant Agreement im Original Falls noch nicht geschehen, reichen Sie bitte das ursprüngliche Grant Agreement im Original, d.h. in Papierform mit Ihrer Originalunterschrift bei uns im IO der GU ein. Falls es Ihnen nicht mehr vorliegt, drucken Sie es in dem ersten Grant Agreement-Schritt in Ihrem Teilnehmerkonto erneut aus. Sobald wir es erhalten, haken wir es im System ab und Sie erhalten eine automatisch generierte Email als Bestätigung.

4.1.4 EU Online Survey Diesen Online-Fagebogen füllen Sie im Mobility Tool der EU- Kommission nach Aufforderung aus. Dies ist allerdings nur nach Aufforderung per Email möglich, die aus dem Mobility Tool der EU-Kommission direkt an Sie gesendet wird, worauf wir im IO keinen Einfluss haben. Diese Email beinhaltet auch den Link zum Online-Fragebogen. Eine ergänzende EU-Survey-Onlineumfrage kann dem Teilnehmer zugesandt werden, damit eine vollständige Auswertung für Anerkennungsfragen möglich ist. Hier finden Sie die Hinweise zum Ausfüllen der EU-Survey.

4.1.5 Grant Agreement Das Grant Agreement war ja schon für den geplanten Studienaufenthalt zu erstellen und im Falle von Verlängerungen auch aktualisiert ein zweites mal zu erstellen und in das Teilnehmerkonto hochzuladen. Da aber bei vielen Studierenden das tatsächliche Anfangs- und Enddatum des Studienaufenthaltes nach Einreichung der Confirmation of Period of Study von den geplanten Daten differiert, muss das finale Grant Agreement von allen Teilnehmer_innen abschließend ein letztes Mal erstellt, heruntergeladen, unterschrieben, eingescannt und wieder ins System hochgeladen werden.

Erst wenn die Punkte 4.1.1 bis 4.1.5 abgehakt sind, kann die ausstehende Stipendien-Schlussrate ausgezahlt werden!

4.1.6 Official Transcript/Academic Transcript/Transcript of Records Das Official Transcript ist die von der Gasthochschule erstellte Auflistung der von Ihnen besuchten Veranstaltungen mit Benotung/ECTS-Credits. Dieses wird i.d.R. automatisch erstellt und Ihnen entweder ausgehändigt oder später per Post an Sie geschickt. Sie müssen einen Scan dieses Transcripts bei uns im International Office einreichen, indem Sie es in Ihr Teilnehmerkonto hochladen. Überdies benötigen Sie es für die Anerkennung der Veranstaltungen und Leistungen. Falls das Official Transcript an uns im International Office gesendet wird, informieren wir Sie und senden das Original an die von Ihnen bestätigte Adresse weiter oder Sie holen es bei uns ab. Vergessen Sie in diesem Fall nicht, das Transcript nach Erhalt noch in Ihrem Teilnehmerkonto hochzuladen. (Das System ist so eingerichtet, dass Sie auch weitere Schritte im Teilnehmerkonto vornehmen können, wenn das Transcript noch nicht hochgeladen ist.) Ein Original des Transcriptes benötigen wir im IO NICHT.

4.1.7 Anerkennungs-Transcript der Goethe-Universität wird Ihnen im Teilnehmerkonto zur Verfügung gestellt, nachdem das Official Transcript der Gasthochschule von Ihnen hochgeladen und von uns im IO abgehakt wurde. Es ist das Transcript of Records der GU über die hier anerkannten Credits, führt also die Veranstaltungen, Kurse und/oder Module der Goethe-Universität auf, die durch die Anerkennung von im Ausland erbrachten Leistungen ersetzt wurden.

4.1.8 Falls Sie den OLS-Sprachtest zu Beginn der Mobilität ablegen mussten, müssen Sie nun auch den abschließenden OLS-Sprachtest im Online Linguistic Support-System absolvieren.


 4.2 Fachliche Anerkennung der Leistungen

Im ERASMUS-Programm ist die volle fachliche Anerkennung der im Ausland erfolgreich erbrachten Leistungen vorgesehen. Alle am Programm teilnehmenden Hochschulen haben sich durch Anerkennung der ERASMUS-Charta dazu verpflichtet. Hierfür sind Learning Agreement und Official Transcript die relevanten Grundlagen. Anerkannt werden können nur Veranstaltungen, die im Learning Agreement abgesprochen und vereinbart waren und die im Official Transcript nachgewiesen werden. Inwieweit die Leistungen als „relevante Scheine“ anerkannt werden können oder eben nur als Semesterwochenstunden oder Teilnahmescheine, hängt vom Niveau der besuchten Veranstaltungen ab. Für die volle akademische Anerkennung von im ERASMUS-Studium besuchten Veranstaltungen ist es Voraussetzung, dass diese erfolgreich beendet wurden. Die Anrechnung bzw. Anerkennung der Studienleistungen des Studierenden an der Gasteinrichtung kann nur dann verweigert werden, wenn der Studierende das von der Gasthochschule verlangte akademische Leistungsniveau nicht erreicht oder die von den teilnehmenden Einrichtungen für eine Anerkennung verlangten Bedingungen nicht erfüllt. Grundlage hierfür ist die für den jew. Studiengang geltende Studien- und Prüfungsordnung. Ggf. verlangt die anerkennende Stelle/Person in solchen Fällen das Erstellen einer Zusatzleistung, etwa einer kleinen Hausarbeit, wenn die im Ausland erzielten Lernergebnisse nicht dem Niveau einer vergleichbaren Veranstaltung an der Heimatuniversität entsprechen. Grundsätzlich sollte jedoch vermieden werden, im Nachhinein über die Anerkennung zu „verhandeln“, und deshalb ist es notwendig sich im Vorfeld genau mit der für die Anerkennung beauftragten Person hinsichtlich der Art, der Lerninhalte und v.a. der Lernergebnisse der gewählten Veranstaltungen abzusprechen.

Die Anerkennung geschieht NICHT bei uns im International Office! Je nach Prüfungsordnung des entsprechenden Studiengangs und –fachs sind für die Anerkennung das Prüfungsamt, das Dekanat oder einzelne Hochschullehrer (ggf. Programmbeauftragte) zuständig. Bitte informieren Sie sich dort eingehend VOR Beginn des Auslandsaufenthaltes und sprechen Sie Ihr Learning Agreement im Hinblick auf die Anerkennung dort ab.
Rechtlicher Hinweis: Seit dem 01.10.2007 gibt es in Deutschland eine für Studierende sehr wichtige Veränderung der Anerkennungspraxis. Durch die Ratifizierung der „Lisbon Recognition Convention“ sollen Anerkennungsverfahren von Studienleistungen aus den Unterzeichnerstaaten entschieden erleichtert werden.
Die Neuerungen im Einzelnen:

  • Transparenter Weg: Fristen und Ansprechpartner müssen transparent gemacht werden und die Anerkennung muss in einer angemessenen Zeit erfolgen.
  • Beweislastumkehr: Um eine Leistung nicht anzuerkennen, muss die Heimathochschule beweisen, dass die Leistung nicht gleichwertig ist – im Gegensatz zu vorher, als die Studierenden nachweisen mussten, dass die im Ausland erbrachten Studienleistungen gleichwertig und damit anzuerkennen sind.
  • Beschwerdeweg: Bei Ablehnung der Anerkennung muss der/dem Studierenden ein Beschwerdeweg eröffnet werden.
  • Um zu beweisen, dass eine Leistung nicht vergleichbar ist, reicht ein schematischer Abgleich nicht aus. Es geht vielmehr um eine fachlich-inhaltliche Gleichwertigkeit. So dürfen beispielsweise die Lernergebnisse nicht zu unterschiedlich sein. Wird die Anerkennung versagt oder erfolgt keine Entscheidung, können Rechtsmittel eingelegt werden. (Weitere Informationen: www.fzs.de/lissabon)

Checkliste - Bedingungen für die Anerkennung von Veranstaltungen sind, dass
1. Die Veranstaltung im Learning Agreement steht,
2. Das Learning Agreement zu Beginn des Auslandsstudiums gegengezeichnet wird vom Fachbereichs-Koordinator an der GU, der im Hinblick auf Anerkennung prüft, dass die Veranstaltung dem Studienstand entspricht,
3. Sie die Veranstaltung regelmäßig und durchgängig besuchen,
4. Die Veranstaltung vom Umfang dem entspricht, was an der GU ersetzt werden soll mit der Anerkennung,
5. Sie alle geforderten Teilleistungen und Endleistungen der Veranstaltung erfolgreich bestehen,
6. Das Endergebnis im Official Transcript der Gasthochschule aufgeführt ist.
7. Zusätzlich kann auch das von uns im IO im Downloadbereich zur Verfügung gestellte Formular Course Certificate for Temporary Students verwendet werden, um den Nachweis einer Veranstaltung zu erbringen.

Studierende, die in ihrem Studiengang ein Diploma Supplement erhalten, können die Aufführung der Leistungen des Auslandsaufenthalts im Diploma Supplement beantragen im dafür zuständigen Prüfungsamt.


4.3 ERASMUS+-Europazertifikat

Nach erfolgreichem Abschluss Ihres Auslandsaufenthalts, erhalten Sie ein offizielles ERASMUS+-Europazertifikat in deutscher und englischer Sprache; dies wird unaufgefordert in Ihrem Teilnehmerkonto zur Verfügung gestellt, nachdem Sie alle Unterlagen hochgeladen und eingereicht haben und das Stipendium in voller Höhe ausgezahlt wurde.


4.4 WellCome Projekt und Internationaler Stammtisch
Haben Sie nach Ihrer Rückkehr weiterhin Interesse an Kontakten zu internationalen Studierenden?
Melden Sie sich doch beim WellCome-Projekt als MentorIn für ausländische Gaststudierende an oder besuchen Sie den Internationalen Stammtisch!
Informationen hierzu erhalten Sie hier.