Abteilung Personalservices

Ausschreibung

1. Der Ausschreibungstext

a) Erstellung eines Ausschreibungstextes

Die Erstellung des Ausschreibungstexts obliegt dem Antragsteller/der Antragstellerin. Abgesehen von einigen Standardformulierungen, sollte man sich selbst Gedanken über das künftige Aufgabengebiet und die hierfür erforderlichen Qualifikationen machen. Eine Stellenausschreibung sollte in der Regel folgende Informationen enthalten:

  • Wo ist die Stelle zu besetzen (Fachbereich, Institut, Arbeitsbereich, ggf. bestimmte Professur oder bestimmtes Projekt) ?
  • Welche Art von Stelle ist zu besetzen (Verwaltungsangestellte, wiss. Mitarbeiter)?
  • Welchen Umfang hat die Stelle (halbtags, ganztags, ... )
  • Ab welchem Zeitpunkt soll die Stelle besetzt werden
  • Welche Vergütungsgruppe ist vorgesehen?
  • Welche Aufgaben sind zu erfüllen? Wie sehen die Arbeitsinhalte aus?
  • Welche Voraussetzungen (Kenntnisse, Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten) muss der künftige Stelleninhaber/die Stelleninhaberin mitbringen?
  • Bewerbungsfrist (laut Vereinbarung mit dem Personalrat mindestens 14 Tage)
  • An wen sollen die Bewerbungsunterlagen geschickt werden (Name und exakte Adresse)?

b) Erstellen einer Tätigkeitsbeschreibung

Neben dem Ausschreibungstext ist eine Tätigkeitsbeschreibung zu erstellen. Diese dient als Grundlage für die Eingruppierung und wird dem künftigen Stelleninhaber/in ausgehändigt. Die Tätigkeitsbeschreibung besteht idealerweise aus den Arbeitsvorgängen, die mit Prozenten gewichtet sind und den benötigen Fachkenntnissen.

2. Antrag auf Ausschreibung

Auf den Seiten der Personalabteilung steht ein Formular für die Abwicklung einer Ausschreibung zur Verfügung.

Der Antrag dient als Erleichterung, da Felder für alle wichtigen Informationen, die in der PA benötigt werden, vorgesehen sind. Anträge können auch formlos gestellt werden, wichtig ist lediglich, dass alle Informationen enthalten sind.

Aus dem Antrag sollten folgende Informationen hervorgehen:

  • Antragsteller/in
  • Fachbereich
  • Telefonnummer für Rückfragen
  • Art der Stelle
  • Zeitpunkt der Besetzung/ des Freiwerdens
  • Stellenplan oder Projektnummer
    (Die Stellenplannummer ist die Zuordnung im Stellenplan der Universität. Die Nummer kann im Dekanat oder in der Personalabteilung (Herr Böff/Frau Kraus) erfragt werden. Die Vergabe von Projektnummern erfolgt durch die Haushaltsabteilung.)
  • Grund für das Ausscheiden des Vorgängers
  • Zuordnung der Stelle
  • Wo soll die Ausschreibung erscheinen?
  • Unterschrift des Antragstellers und der Dekanin

Die Ausschreibungen für wissenschaftliche Mitarbeiter werden in der Regel im Stellenaktuell und im Internet veröffentlicht. Verwaltungsstellen werden teilweise auch in öffentlichen Tageszeitungen ausgeschrieben, um einen größeren Bewerberkreis zu erreichen. Empfehlenswert sind auch Online-Ausschreibungen. Zu beachten ist, dass die Kosten für externe Ausschreibungen vom Antragsteller zu tragen sind.

Ausschreibungen müssen stets im Stellenaktuell ausgeschrieben werden, da interne Bewerber die Möglichkeiten erhalten sollen, sich auf freie Stellen zu bewerben.

Der Antrag (inkl. Ausschreibungstext und Tätigkeitsbeschreibung) wird über das Dekanat an die Personalabteilung geschickt. Parallel kann der Ausschreibungstext als Datei an den zuständigen Sachbearbeiter in der PA gemailt werden, damit der Text nicht nochmal abgeschrieben werden muss.

3. Stellenaktuell

Das uniinterne Stellenblatt (Stellenaktuell) erscheint im Abstand von 2 Wochen jeweils Mittwochs. Redaktionsschluss ist Freitag vorher um 12 Uhr, da die Ausschreibungen noch Korrektur gelesen und zusammengeführt werden müssen.

Nach Bearbeitung durch die PA erhält der Antragsteller eine Rückmeldung, wo und wann die Ausschreibung erscheint. Dieser Rückmeldung ist eine Formular beigefügt, welches die Gremien (Personalrat, Frauenbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung) über anstehende Vorstellungsgespräche oder auch die Entscheidung nach Aktenlage informiert.

4. Bewerbungen

Die Bewerbungen werden vor Ort gesammelt. Bis zum Ende der Bewerbungsfrist sollte den Bewerbern jeweils eine kurze Eingangsbestätigung/Zwischennachricht übermittelt werden. Je nach Art der Bewerbung sollte dies per Email oder per Post erfolgen.

Nach Ende der Bewerbungsfrist müssen die Gremien über das geplante Verfahren informiert werden. Die Gremien sind der Personalrat (Ansprechpartner: Frau Dieges) sowie die Fachbereichsfrauenbeauftragte. Sofern Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen eingegangen sind, ist die Vertrauensperson für Schwerbehinderte (derzeit Frau Maurer) zu beteiligen. Es empfiehlt sich interne Bewerber zum Vorstellungsgespräch einzuladen, da diese bei gleicher Eignung den Vorzug haben sollen.

Da die Universität die Vorgabe hat, keine Fahrtkosten anlässlich der Vorstellungsgespräche zu erstatten, muss dies bereits in der Einladung zum Vorstellungsgespräch erwähnt werden. Andernfalls können die Kosten gelten gemacht werden.

Die Bewerbungsunterlagen bleiben während der gesamten Zeit im Institut. Es dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Kopien gemacht werden. Auch die Gremien bekommen keine Kopie, sondern erhalten Gelegenheit zur Einsichtnahme.

5. Auswahl und Einstellung

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens wird in der Regel die Entscheidung getroffen. Vor Zustimmung der Gremien sollten die Bewerber noch kein offizielles „OK“ erhalten, da es noch zu Verzögerungen kommen kann.

Die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber werden dann über den Geschäftsführenden Direktor und das Dekanat an die Personalabteilung geschickt. Von der Personalabteilung wird nun die endgültige Zustimmung der Gremien zur Einstellung eingeholt.

Der Personalrat hat jeweils Mittwochs seine Sitzung. Vorher muss die Frauenbeauftragte der Universität sowie die Schwerbehindertenvertretung der Einstellung zustimmen, so dass die Unterlagen spätestens Donnerstags um 12 Uhr vorliegen müssen, damit die Zustimmung des Personalrates in der darauf folgenden Woche mittwochs eingeholt werden kann.