Während Ihrer ERASMUS-Mobilität

Hier finden Sie Informationen zu den Dingen, die während Ihres ERASMUS-Studiums wichtig sind, egal ob es sich um eine im Idealfall physische Mobilität handelt oder eine virtuelle oder eine Mischform der Mobilität. Die Art der Mobilität geben Sie im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos an, bevor Sie die Antrittsbestätigung der Gasthochschule hochladen.

Außerdem vergessen Sie bitte nicht, dass Sie quasi Botschafter*in der Goethe-Universität sind, und machen Sie bei Ihren ausländischen Kommiliton*innen Werbung für einen Studienaufenthalt in Frankfurt, denn die ERASMUS-Kooperationen hängen von einem gut ausbalancierten Studierendenaustausch ab!

Im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos wird Ihnen die Dokumentvorlage Confirmation of Period of Study zur Verfügung gestellt sowohl für physische und auch für virtuelle Mobilitäten. Lassen Sie sich im oberen Teil des Dokuments Ihre Ankunft/Ihren Studienbeginn an der Gasthochschule im dortigen International Office innerhalb der ersten Woche bestätigen und laden Sie es als PDF in Ihr Teilnehmer*innenkonto hoch. Dieses Confirmation-Dokument verbleibt anschließend bei Ihnen. Bitte vergessen Sie nicht, sich das Enddatum Ihres ERASMUS-Studiums am Ende Ihres Aufenthaltes im International Office der Gasthochschule in der Confirmation of Period of Study bestätigen zu lassen. Ohne diesen Nachweis über Ihren Studienzeitraum (Anfangs- und Enddatum) sind wir als Heimathochschule gezwungen, das Stipendium von Ihnen zurückzufordern.

Falls Sie einen vorbereitenden oder semesterbegleitenden Sprachkurs besuchen, beachten Sie hinsichtlich etwaiger Förderungsmöglichkeiten bitte die Informationen hier weiter unten.

Sie sind während Ihres ERASMUS-Auslandsaufenthaltes verpflichtet, die im Learning Agreement vereinbarten Veranstaltungen regelmäßig zu besuchen. Sollten sich Änderungen an Ihrem vereinbarten Studienprogramm/Learning Agreement ergeben haben, müssen Sie diese im Changes to Learning Agreement bis spätestens vier Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Partnerhochschule vereinbaren und mit allen notwendigen Unterschriften hochladen. 

Ab dem Jahrgang 2021/22 soll auch das Changes to Learning Agreement im OLA-Verfahren vereinbart werden. Das geht nur, wenn auch das ursprüngliche Learning Agreement als OLA = Online Learning Agreement vereinbart wurde. Falls dies nicht der Fall war, laden Sie die Vorlage Changes to Learning Agreement im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos herunter und besprechen und erfassen die Änderungen im Studienplan. Sie tragen die Veranstaltungen ein, die weggefallen sind und die, die neu hinzugekommen sind. Nachdem das Changes to LA mit Ihrer Unterschrift und den Unterschriften der zeichnungsberechtigten Personen komplettiert ist (per Email-Attachment), laden Sie das Formular in Ihr Teilnehmerkonto hoch. Manche Gasthochschulen bestehen darauf, dass zuerst die Unterschrift der Heimathochschule einzuholen ist. In diesen Fällen das Changes to LA zuerst an Ihre/n Frankfurter Programmbeauftragte/n schicken mit Bitte um Prüfung und Gegenzeichnung und Rücksendung an Sie. Sie holen danach die Unterschrift der Gasthochschule ein, scannen es und laden es hoch in Ihr Teilnehmerkonto.

Es sind innerhalb der gewählten Veranstaltungen alle geforderten Leistungen während der Vorlesungszeit zu erbringen, also Eintragung in Anwesenheitslisten, Hausaufgaben, Referate, Tests, und wenn das die Gasthochschule oder der Lehrende vorschreiben, müssen Sie auch die Prüfungen am Ende des Semesters ablegen. Sie müssen diese Prüfungen aber nicht notwendigerweise erfolgreich abschließen, wenn Sie sich die Leistungen später nicht in Frankfurt anerkennen lassen wollen. Eine Mindestzahl an zu bestehenden ECTS-Credits schreiben wir nicht vor, bitte beachten Sie allerdings, dass es sich um ein akademisches Austauschprogramm handelt und Sie dort in erster Linie zum Studieren sind.
Für die spätere fachliche Anerkennung von im ERASMUS-Studium besuchten Veranstaltungen ist es Voraussetzung, dass diese erfolgreich beendet wurden!

Sie sind verpflichtet, während Ihres ERASMUS-Studiums weiterhin parallel an der Goethe-Universität immatrikuliert zu sein. Bitte vergessen Sie nicht, sich rechtzeitig an der Goethe-Universität rück zu melden durch Überweisung des Semesterbetrages. Informationen zur Rückmeldung

SPRACHKURSE DER GASTHOCHSCHULE (betrifft nur Unterrichts- oder Landessprache)

Einige Gasthochschulen bieten – teils kostenlos, teils gegen Gebühr – vorbereitende Sprachkurse vor Beginn des Semesters an. Falls Sie einen vorbereitenden Sprachkurs an der Gasthochschule bzw. im Gastland besuchen, scannen Sie die Bestätigung über die erfolgreiche Teilnahme ein und laden Sie diese im PDF-Format in Ihr Teilnehmerkonto hoch, was erst nach Antritt des Auslandsstudiums möglich ist. Falls der Kurs kostenpflichtig ist, scannen Sie bitte den Nachweis über die Zahlung der Kursgebühren (Quittung, Überweisungsnachweis) ein und laden Sie diesen in einer PDF-Datei zusammen mit dem Teilnahmezeugnis in Ihr Teilnehmerkonto hoch. Gleiches gilt für kostenpflichtige semesterbegleitende Sprachkurse an der Gasthochschule. 

Für die Übernahme der Sprachkursgebühren stehen in ERASMUS+ begrenzte Fördermittel zur Verfügung, in Höhe der jeweiligen Sprachkursgebühren, aber insgesamt für maximal 2 Sprachkurse und insgesamt nicht mehr als voraussichtlich 100€ pro TeilnehmerIn. TeilnehmerInnen an den Vorbereitungssprachkursen zum WS sowie an kostenpflichtigen wintersemesterbegleitenden Sprachkursen laden ihre Unterlagen bis zum 15. Februar hoch und erhalten ihre Förderung Anfang März. TeilnehmerInnen an Vorbereitungssprachkursen zum SoSem und an kostenpflichtigen sommersemesterbegleitenden Sprachkursen laden ihre Unterlagen bis zum 15. Juli hoch und erhalten Ihre Förderung im August/September. Falls Sie den Einreichungstermin verpasst haben, werden Sie beim nächsten Termin berücksichtigt. Nach dem 15. Juli eingehende Unterlagen können allerdings nicht mehr berücksichtigt werden.
Falls an Ihrer Gasthochschule für vorbereitende oder semesterbegleitende Sprachkurse ECTS-Credits vergeben werden, können Sie diese bei der unter Punkt 2.3 genannten 30 ECTS pro Semester-Regelung berücksichtigen.

Sie als ERASMUS-Teilnehmer*in gehen auf eigene Verantwortung in das Gastland. Falls dies ein Land mit einer nicht überschaubaren soziopolitischen Lage sein sollte oder auch gerade in der andauernden Pandemiesituation, empfiehlt sich eine Registrierung in der Krisenvorsorgeliste Auswärtigen Amtes (ELEFAND). Sollten Sie aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse im Gastland Ihre ERASMUS-Mobilität nach Beginn abbrechen wollen, ist ein individuell dokumentierter Hinweis (datierter Screenshot) einer Reisewarnung des Auswärtigen Amtes für die Berücksichtigung als Erasmus Mobilität ausreichend, auch wenn diese unter der Mindestdauer von in 2020/21 drei Monaten bzw. ab 2021/22 zwei Monaten liegen sollte.

Bitte beachten Sie, dass laut ERASMUS-Regelwerk nur die Zeiträume finanziell gefördert werden können, die vorher geplant und vereinbart sind. Wenn es sich abzeichnet, dass Ihr Aufenthalt studienbedingt über das bisher geplante und im System eingegebene Enddatum hinaus gehen wird, müssen Sie mindestens einen Monat (30 Tage) vor diesem geplanten Enddatum bei uns im IO eine Verlängerung beantragen, auch um den zusätzlichen Zeitraum eventuell finanziell gefördert zu bekommen. Dies ist im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos zu erledigen und gilt für Verlängerungen von ein paar Tagen bis zu ein paar Wochen oder Monaten und auch, wenn Sie z.B. um ein Semester oder Modul verlängern möchten (geht nur von Winter- um das Sommersemester).  Wenn Ihre geplante Studiendauer unter der für die anfangs berechnete Pauschale relevanten Dauer von derzeit 144 Tagen liegt, müssen Sie eine Verlängerung beantragen, um die verlängerte Dauer gefördert zu bekommen bis maximal zum Pauschalbetrag. 

Wenn es sich nur um einige Tage oder Wochen handelt, also keinen Studienabschnitt, ist keine Genehmigung des Programmbeauftragten und der Gasthochschule notwendig. Beachten Sie bei der Eingabe der Verlängerung bitte, dass Sie das entsprechend auswählen durch das Häkchen am richtigen Ort. Bei Verlängerungen um ein Modul, ein Semester, Trimester (oder ggf. einen Praktikumszeitraum an der Gasthochschule) markieren Sie das zunächst entsprechend im Teilnehmerkonto und sprechen Sie sich zuerst mit Ihrer/m Programmbeauftragten an der Goethe-Universität ab, nach dessem OK fragen Sie dann an der Gastuniversität nach. Das Einverständnis von Programmbeauftragter/m und Gasthochschule zur Verlängerung im ERASMUS-Programm muss bis spätestens einem Monat vor dem geplanten Enddatum per formloser E-Mail an outgoing@uni-frankfurt.de bei uns im IO vorliegen. Erst dann kann die Verlängerung von uns bearbeitet werden. Auch ist in diesen Fällen ein neues Learning Agreement notwendig. In allen Verlängerungsfällen ist überdies ein neues Grant Agreement notwendig. Die dafür notwendigen Schritte werden in Ihrem Teilnehmerkonto freigeschaltet, sobald die Verlängerung von uns bearbeitet wurde.

Ob für rechtzeitig im International Office eingegangene Verlängerungsanträge um ein Modul oder das Sommersemester Mittel für eine reguläre Weiterzahlung des ERASMUS-Mobilitätsstipendiums zur Verfügung stehen werden, ist zunächst nicht absehbar. Dies wird von uns kommuniziert, wenn ein Überblick über die Fördermittel besteht und die Zahl der Verlängerungsmonate und ERASMUS-Verkürzungen. Falls Mittel zur Verfügung stehen, wird die Verlängerungsrate in der zweiten Januarhälfte ausgezahlt. Falls keine oder ungenügend Mittel zur Verfügung stünden, könnte eine Verlängerung dennoch stattfinden, der Verlängerungszeitraum würde dann ggf. nur teilweise oder gar nicht gefördert (sogenannte Zero Grant-Tage).

Bitte beachten Sie: Eine Verlängerung muss sich unmittelbar an den laufenden Aufenthalt anschließen. Über das Sommersemester hinaus kann nicht um ein weiteres Semester verlängert werden, da die Förderfrist innerhalb eines akademischen Jahres liegen darf. Für nachgewiesene Prüfungsphasen oder Zusatzstudien an der Gasthochschule kann eine Verlängerung maximal bis zum Ende der Förderfrist 30. September eines Jahres genehmigt werden. Die maximale Förderdauer beträgt allerdings 12 Monate pro Studienphase (je Bachelor und Master) und darf nicht überschritten werden.  Studierende in den traditionellen Studiengängen Diplom und Magister haben die Möglichkeit, bis zu 24 Monate mit ERASMUS+ im Ausland zu studieren.

Eine Verlängerung vom Sommersemester um das Wintersemester im darauffolgenden akademischen Jahr ist nur möglich mit einer rechtzeitigen Neubewerbung (Deadline 01. Februar oder danach Restplatzbewerbung) beim zuständigen Programmbeauftragten hier an der Goethe-Universität, der prüfen muss, ob das mit der Partnerhochschule vertraglich vereinbarte Kontingent bereits ausgeschöpft ist.

Sie sind verpflichtet, uns im IO sowie die Programmbeauftragten der Heimat- und der Gastuniversität und das dortige IO umgehend zu benachrichtigen, falls Sie den Auslandsstudienaufenthalt nicht antreten oder vorzeitig abbrechen. Auch wenn Sie Ihr für zwei Semester geplantes Studium nach einem Semester beenden, ist dies der Gasthochschule und der Heimathochschule (Fachbereich und IO) explizit mitzuteilen.
Bei Nichtantritt oder vorzeitigem Abbruch und einer Aufenthaltsdauer von unter drei (ab 2021/22 zwei) Monaten muss der gesamte bis dahin erhaltene Mobilitätszuschuss unverzüglich zurückgezahlt werden, da die Mindestdauer nicht unterschritten werden darf. Bei einer Aufenthaltsdauer über der Mindestdauer muss nur der Anteil für die nicht angetretenen oder beendeten Monate zurückgezahlt werden.

Bitte kümmern Sie sich am Ende Ihrer Studienzeit an der Gasthochschule um die Ausstellung der Confirmation of Period of Study, auf der noch das Enddatum Ihres ERASMUS-Studiums vom dortigen International Office bestätigt werden muss mit Stempel und Unterschrift. Diese Teilnahmebestätigung müssen Sie eingescannt im pdf-Format in Ihr Teilnehmer*innenkonto hochladen. Wir errechnen daraufhin Ihre tatsächliche Studien- und Förderdauer.
Die Conformation ist der offizielle Nachweis über Ihren Studienzeitraum an der Gasthochschule. Wenn dieser uns nicht eingereicht wird, sind wir gezwungen, das ERASMUS-Stipendium von Ihnen zurückzufordern.

Vergessen Sie des Weiteren nicht, sich um die Ausstellung eines Official Transcript (Auflistung der von Ihnen besuchten Veranstaltungen mit Benotung/ECTS-Credits) der Gastuniversität zu kümmern. Dieses wird i.d.R. automatisch erstellt und Ihnen entweder ausgehändigt, zum Download zur Verfügung gestellt oder später per Mail oder Post an Sie geschickt. Falls das Transcript bei uns im IO eingeht, werden wir Sie per Mail darüber informieren. Sie können es dann entweder abholen oder von uns per Post zugeschickt bekommen und falls es digital vorliegt, leiten wir es per Mail an Sie weiter. Bitte laden Sie es im pdf-Format in Ihr Teilnehmer*innenkonto hoch. Überdies benötigen Sie das Official Transcript zusammen mit dem Learning Agreement für die Anerkennung Ihrer im Ausland erbrachten Leistungen hier in Ihrem Prüfungsamt oder Fachbereich.

Falls sich im Rahmen Ihres Auslandsstudiums Ihre Kontoverbindung, Email- oder Heimatadresse ändern sollte, tragen Sie bitte die neuen Daten selbständig in Ihr Teilnehmer*innenkonto ein, im Bewerbungsverlauf ganz oben unter Personenstammdaten vervollständigen/ändern, sonst erhalten Sie unter Umständen wichtige Informationen, Ihr Official Transcript oder auch Stipendiengelder nicht oder verspätet.

Kontakt

Goethe-Universität Frankfurt
International Office
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PEG-Gebäude Postfach 3
Theodor-W.-Adorno-Platz 6
60629 Frankfurt am Main
 
Herr Olaf Purkert
PEG Raum 2.G177
E-mail: outgoing@uni-frankfurt.de