Zentralregistratur
Übersicht
- Was ist eine (Zentral)Registratur?
- Welche Aufgaben erfüllt die Zentralregistratur?
- Welche Vorgänge werden in der Zentralregistratur aufbewahrt?
- Wie werden die Vorgänge und Unterlagen an die Zentralregistratur verfügt?
- (Wie) Können Sachakten und Protokolle in der Zentralregistratur eingesehen bzw. ausgeliehen werden?
- Wie kann ich ein neues Aktenzeichen beantragen/anfordern?
- Wie kann ich in den Verteiler von Verwaltungsumläufen aufgenommen bzw. herausgelöscht werden?
Zentralregistratur
Was ist eine (Zentral)Registratur?
Eine gut organisierte Ablage zeichnet sich durch den jederzeitigen Überblick über alle Vorgänge aus, egal ob diese noch bearbeitet werden oder bereits abgeschlossen sind. Die Registratur dient hierbei der geordneten Aufbewahrung der täglich anfallenden Schriftstücke, die für alle internen und externen Vorgänge der Universität benötigt werden.
In der Zentralregistratur wird das Schriftgut mehrerer Abteilungen oder der gesamten Verwaltung aufbewahrt. Auf diese Weise wird eine zweckmäßige Aktenbildung und -aufbewahrung gewährleistet und alle Vorgänge können innerhalb kürzester Zeit, z. B. zur Weiter- oder Wiederbearbeitung, zur Verfügung gestellt werden.
Welche Aufgaben erfüllt die Zentralregistratur?
Wir (die Kolleginnen und Kollegen der Zentralregistratur) ordnen und verwalten alle zentral aufzubewahrenden Sachakten der Universitätsverwaltung. Wir aktualisieren den Aktenplan und vergeben neue Aktenzeichen. Darüber hinaus überwachen wir die Aufbewahrungsfristen der Vorgänge und bearbeiten die eingehende und ausgehende Post für die zentrale Verwaltung. Auf Aufforderung suchen wir Sachakten heraus und stellen sie zur (Wieder)Bearbeitung zur Verfügung.
Welche Vorgänge werden in der Zentralregistratur aufbewahrt?
Die Zentralregistratur bewahrt alle zentralen Sachakten der Verwaltung, mit Ausnahme der personenbezogenen Akten der Beschäftigten und Studierenden sowie Finanzangelegenheiten, auf. Diese Akten befinden sich im jeweils zuständigen Bereich Personalservices, Studien-Service-Center und Finanzen.
Die Akten bestehen aus laufenden Vorgängen, die zur Weiterbearbeitung mit einem Wiedervorlagedatum versehen sind, sowie aus abgeschlossenen Vorgängen, die bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden müssen. Im Falle der Wiedervorlage legen wir Ihnen die Akte/n zum gewünschten Datum vor.
Wie werden die Vorgänge und Unterlagen an die Zentralregistratur verfügt?
Endgültig oder vorübergehend abgeschlossene Vorgänge werden zur Aufbewahrung mit einer (Schluss)Verfügung an die Zentralregistratur abgegeben:
Der abgeschlossene Vorgang (z. d. A.) ist mit folgender Schlussverfügung auf der obersten Seite des Vorgangs zu versehen:
- "z. d. A.",
- heutiges Datum,
- Aktenzeichen,
- Ihr Namenskürzel.
Der vorübergehend abgeschlossene Vorgang (WV.), den wir Ihnen nach Ablauf einer bestimmten Frist zur Weiterbearbeitung ("Wiedervorlage") vorlegen sollen, ist mit folgender Verfügung auf der obersten Seite des Vorgangs zu versehen:
- "WV.",
- Datum der Wiedervorlage,
- Aktenzeichen,
- heutiges Datum,
- Ihr Namenskürzel.
Bitte enfernen Sie vor der Abgabe an die Zentralregistratur evtl. Kopien, Büroklammern, Heftstreifen und Plastikfolien aus dem Vorgang. Zur Unterteilung verwenden Sie ggf. Trennstreifen oder ähnliches.
(Wie) Können Sachakten und Protokolle in der Zentralregistratur eingesehen bzw. ausgeliehen werden?
Bitte verwenden Sie hierzu den im Downloadbereich zur Verfügung stehende "Leihschein". Füllen Sie diesen bitte vollständig aus und senden ihn uns per E-Mail oder Fax (18383) zu.
Sobald die Sachakte oder das Protokoll herausgesucht wurde (i. d. R. max. 2 Arbeitstage) informieren wir Sie telefonisch oder per E-Mail. Die Akteneinsicht erfolgt in den Räumlichkeiten der Zentralregistratur. Wenn Sie die Akte ausleihen möchten, teilen Sie uns bitte mit, ob Sie den Vorgang abholen oder sich per Hauspost zusenden lassen möchten.
Bitte beachten Sie, dass Sachakten lediglich an die Beschäftigten in der Zentralverwaltung ausgeliehen werden können. Sofern Sie einem Fachbereich oder einer sonstigen Einrichtung der Universität angehören, können Sie die Akten in der Zentralregistratur einsehen.
Wie kann ich ein neues Aktenzeichen beantragen/anfordern?
Bitte senden Sie uns hierfür eine formlose E-Mail mit einer kurzen Inhaltsangabe des Vorganges sowie eines Vorschlages für die Kurzbeschreibung des Aktenzeichens zu. Sobald das Aktenzeichen festgelegt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail mit dem neuen Aktenzeichen.
Wie kann ich in den Verteiler von Verwaltungsumläufen aufgenommen bzw. herausgelöscht werden?
Bitte senden Sie uns hierfür eine formlose E-Mail mit folgenden Angaben zu:
- Nennung des Verteilers: z. B. Gesetzesblätter (Staatsanzeiger des Landes Hessen, Bundesgesetzblatt, Amtsblatt der Stadt Frankfurt am Main, gemeinsames Ministerialblatt), Zeitschriften (Neue Juristische Wochenschrift, u. a.),
- Ihren Namen (Vor- und Zuname),
- Ihr Namenskürzel.
Sobald Sie in den Verteiler aufgenommen bzw. herausgelöscht wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.
Weitere Informationen können Sie der Rubrik "A - Z" entnehmen.
