BSCW | FAQ


Kann ich auf BSCW mit Nicht-Angehörigen der Universität zusammenarbeiten?

BSCW ist ausdrücklich auch dafür gedacht, mit Kolleginnen und Kollegen von Institutionen außerhalb der Goethe-Universität zusammen zu arbeiten.

Sie können beliebige Personen in ein Projekt einladen.


An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen habe?

Bitte senden Sie eine E-Mail an bscw@rz.uni-frankfurt.de.


Wie registriere ich mich auf dem System?

Wenn Sie Angehöriger der Goethe Universität sind, können Sie sich auf https://bscw.server.uni-frankfurt.de registrieren.

Wenn dies für Sie nicht zutrifft, müssen Sie von einem Projektbesitzer auf BSCW eingeladen werden. In einer Reihe von automatischen E-Mails werden Sie dann durch den Registrierungs-Prozess geführt.

Bitte bedenken Sie bei der Wahl Ihres Nutzernamens, dass Sie diesen später nicht mehr ändern können.


Was, wenn die Bestätigungs-Mail mit dem Link nicht bei mir ankommt?

Bitte achten Sie darauf, dass E-Mails von BSCW nicht versehentlich in Ihrem SPAM-Filter landen.

Kontaktieren Sie gegebenenfalls die Person, die Sie eingeladen hat und stellen Sie sicher, dass dies mit der richtigen E-Mail-Adresse erfolgt ist.


Wie kann ich meinen Nutzernamen ändern?

Ihr Nutzername ist sozusagen der Fixpunkt, an dem all Ihre Einstellungen und Projekte in BSCW angehängt werden. Daher kann dieser nicht geändert werden.


Wie kann ich meine Email-Adresse im System ändern?

Unter Optionen > Profil > Ändern sehen Sie die primäre E-Mail-Adresse. Dies ist die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben.

In der Zeile darunter können Sie eine Zusätzliche E-Mail-Adresse angeben. Diese wird dann dem Dropdown-Menü unter 'primäre E-Mail-Adresse' hinzugefügt und kann anschließend von Ihnen ausgewählt werden.


Wie kann ich mein Profil aus dem System löschen?

Ihr Profil können Sie nicht selbst löschen, es muss aus der Datenbank entfernt werden.

Bitte senden Sie eine E-Mail an bscw@rz.uni-frankfurt.de, dann wird Ihr Löschwunsch weiter geleitet.


Wie erstelle ich ein Projekt?

Ihr oberster Projekt-Baustein ist immer ein Ordner, den Sie im Menü über Datei > Neu > Ordner erstellen und benennen.

Innerhalb dieses Ordners können Sie beliebig weitere Ordner, aber auch andere Bausteine einrichten und Dateien hochladen und verlinken.


Wie lade ich Dateien hoch?

Die Voraussetzung für das Hochladen (Upload) einer Datei ist, dass Sie in dem Bereich in BSCW, in welchem Sie dies tun möchten, die entsprechenden Berechtigungen haben (Eingeschränkte Mitglieder haben diese Berechtigung nicht).

Der Upload einer Datei erfolgt über Datei > Neu > Dokument. Es erscheint eine Eingabemaske mit einem Suchfeld, mit dem Sie eine auf Ihrem lokalen Rechner befindliche Datei hochladen können. 

Wenn Sie stattdessen direkt eine neue Datei auf BSCW erstellen möchten, wählen Sie Datei > Neu > Textdokument.


Wie ersetze ich eine vorhandene Datei?

Bei der Datei, die Sie ersetzen möchten, öffnen Sie das Dropdownmenü (es befindet sich in der Spalte 'Aktion').

Über Ändern > Ersetzen gelangen Sie auf die Oberfläche, auf der Sie die neue Datei hochladen können.


Wie funktioniert die Versionierung?

Im Dropdown-Menü der Datei (unter dem Pfeil in der Spalte 'Aktion') wählen Sie als Erstes Ändern > Versionskontrolle. Als Default erhält die Datei damit die Versionsnummer 0.1. Sie können diese auch manuell festlegen.

Zukünftige Versionen werden mit Ändern > Neue Version hinzugefügt.

Es ist immer möglich, sich frühere Versionen anzeigen zu lassen und es können auch Versions-Verzweigungen vorgenommen werden.


Wie lösche ich eine Datei / einen Ordner?

Setzen Sie ein Häkchen neben das betreffende Element und wählen Sie in der oberen Menüzeile Bearbeiten > Entfernen.


Wie übertrage ich einen Termin aus dem BSCW-Kalender in mein Outlook?

Erstellen Sie einen Kalender-Eintrag.

Im Dropdownmenü neben dem Kalender (in der Spalte 'Aktion') wählen Sie die Option Senden an und anschließend iCal.

Es öffnet sich ein Fenster mit der Option Öffnen mit. Wählen Sie Outlook.

Klicken Sie nun auf "OK" öffnet sich in Ihrem Outlook der neue Termin.


Wie lade ich Mitglieder in Projekte ein?

Im Dropdownmenü neben dem Ordner (in der Spalte 'Aktion') wählen Sie Zugang > Mitglied einladen.

Wählen Sie in der Maske als Erstes, mit welchen Berechtigungen sie dieses neue Mitglied bzw. die neuen Mitglieder einladen möchten. Dies geschieht durch das Feld 'einladen als' (zu den verschiedenen Rollen in BSCW vgl. entsprechenden Eintrag in diesen FAQ).

Im Einladungsfeld links geben Sie (sofern Sie diesen kennen) den Nutzernamen der betreffenden Person in BSCW an. Ansonsten tragen Sie die E-Mail-Adresse ein.

Markieren Sie Namen oder Adresse und bringen Sie diese mit dem + in das rechte Feld 'ausgewählte Benutzer'.


Wie kann ich bestimmte Bereiche des Projektes für einzelne Mitglieder sperren?

Das Grundprinzip besteht darin, dass man denjenigen Personen, die keinen Zugang zu dem entsprechenden Bereich haben sollen, ihre Teilnehmendenrechte wegnimmt.

In dem fraglichen Ordner bzw. der Datei wählen Sie im Dropdownmenü (in der Spalte 'Aktion')  Zugang > Rolle zuweisen.

Sie erhalten eine Liste aller Projekt-Teilnehmenden. Für jede Person ist bei der Rolle, die sie aktuell in diesem Projekt haben darf, ein Häkchen gesetzt. Nehmen Sie bei allen Personen, die keine Zugang haben sollen, das Häkchen weg.

Für eine Person, die zu einem Ordner oder einer Datei keinen Zugang hat, erscheint dieses Element ausgegraut und sie kann es nicht öffnen.


Wie kann ich sehen, wer welche Zugriffsrechte hat?

  Ein Mausklick auf das i in der Spalte ganz links zeigt die Details zu diesem Element und darunter auch die Zugriffsrechte im Detail für jede Rolle (und ebenfalls die Liste der Inhaber dieser Rollen).

Haben Sie für dieses Element bestimmten Teilnehmern die Rechte weggenommen, erscheinen diese in der Liste durchgestrichen.


Wie unterscheiden sich die verschiedenen Rollen in BSCW?

Jede Rolle hat in BSCW spezifische Rechte:

Mitglied:

  • die Objekte eines Arbeitsbereichs lesen und kopieren, ausschneiden und ent­fer­nen,
  • sich die Info-Seiten an­sehen,
  • neue Objekte erzeugen wie z.B. Dokumente hoch­la­den, Ob­jek­te verändern (Name, Be­schreibung usw.) und editieren, soweit das Objekt das zulässt,
  • nach Ob­jekten suchen, Ver­sionskontrolle für Dokumente ein­führen,
  • neue Mitglieder einladen und vorhandene ent­fer­nen.

Manager:

  • Alle Rechte eines Mitgliedes, darüber hinaus noch:
  • die Zugriffsrechte in einem Arbeits­bereich verändern: Rollen zuweisen, Rollen ver­ändern, neue Rollen de­fi­nieren und öf­fent­lichen Zugriff erlauben.

Assoziiertes Mitglied:

  • Zugriffsrechte wie ein Mitglied, kann aber nicht selbst Mitglieder in das Projekt einladen.

Eingeschränktes Mitglied:

  • hat nur Leserechte, kann also Objekte öffnen, kopieren und sich die Info-Seite ansehen.

Sie können darüber hinaus selbst Rollen mit spezifischen Rechten definieren über das Dropdownmenü Zugang > Neue Rolle.


Wie kann ich die Mitglieder kontaktieren?

Gehen Sie in einen übergeordneten Ordner bzw. zu einem anderen Element. 

Ein Mausklick auf das Mitglieder-Icon gibt Ihnen eine Liste der Mitglieder und eine Menüzeile mit Funktionen.

Über das Icon Mail Versenden können Sie an die Mitglieder eine E-Mail schicken.