Wie hoch ist die Förderung?
Nachdem der uns zur Verfügung stehende Etat bekannt ist und auch die Anzahl der Green Travel- und Social top up-Kandidat*innen, konnte die Berechnung der Förderdauer erfolgen. Bei einem Aufenthalt von 1 Semester werden in 2023/24 anfänglich pauschal 4 monatliche Förderraten berechnet, (120 Fördertage) und bei 2 Semestern 8 Förderraten (240 Fördertage), auch wenn das Auslandsstudium länger oder kürzer geplant ist oder dauern sollte. Bei einem Trimester gilt die Semester-Regelung, bei 2 Trimestern und 3 Trimestern die Regelung für 2 Semester.
Bitte beachten Sie: Die anfangs berechnete Gesamtsumme beruht auf 120 bzw. 240 Fördertagen = von der Gasthochschule nachgewiesener Studienaufenthalt im Gastland. D.h. wenn die Zahl der Fördertage geringer ist, reduziert sich die finale Gesamtsumme entsprechend und entspricht nicht mehr der Pauschalsumme! Die Pauschalsumme ist gleichzeitig auch die maximale Fördersumme. Wenn Ihr Studienaufenthalt länger als 120/240 Tage dauert, können die zusätzlichen Tage nicht gefördert werden, sind also Zero Grant-Tage.
Wann erfolgt die Auszahlung der Förderung?
Die Auszahlung der Zuschüsse an die Teilnehmenden erfolgt zentral durch das Global Office und in der Regel in zwei Raten. Wir weisen den Teilnehmenden innerhalb von vier Wochen nach Upload des unterschriebenen Grant Agreement (und danach Einreichung im Papieroriginal) die erste Rate in Höhe von ca. 75% der anfangs berechneten Gesamtsumme auf ihr Konto an. Studierende, die erst im SoSe 2024 ins Ausland gehen, erhalten ihre erste Rate ab Anfang Januar 2024. Nachdem diese Auszahlung getätigt ist, sind Änderungen der Förderung bis zur Endabrechnung des Auslandsstudiums nicht mehr möglich, außer bei Verlängerungen oder Verkürzungen um ein Semester.
Was passiert bei Verlängerungen des ERASMUS-Aufenthaltes?
Bei um ein Semester verlängerten Studienaufenthalten kann der Verlängerungszeitraum gefördert werden mit weiteren Förderraten, wenn Sie diese Verlängerung im Teilnehmer*innenkonto 1 Monat (30 Tage) vor dem ursprünglich geplanten, im System hinterlegten Studienende beantragen und nur, falls wir noch ausreichende Fördermittel haben. Die Verlängerungsrate würde frühestens in der zweiten Januarhälfte 2024 ausgezahlt. Falls Sie die Verlängerung nicht beantragen, wird der Verlängerungszeitraum als sogenannte "Zero Grant Tage" berücksichtigt, also leider ungefördert. Geringe Verlängerungen um wenige Tage oder Wochen müssen zwar von uns erfasst werden, können aber nicht gefördert werden, wenn sie die noch nicht feststehende maximale Förderdauer (siehe oben) überschreiten. Bitte beachten Sie, dass laut ERASMUS-Regelwerk nur die Zeiträume finanziell gefördert werden können, die vorher geplant und vereinbart sind und deren physische Durchführung durch die Gasthochschule bestätigt werden. Wenn Ihre im Teilnehmer*innenkonto eingetragene, geplante Studiendauer unter der der Pauschale zugrunde liegenden maximalen Förderdauer liegt, müssen Sie eine Verlängerung beantragen, um die verlängerte Dauer gefördert zu bekommen.
tagesgenaue Abrechnung der finanziellen ERASMUS-Förderung bei kürzeren Aufenthalten
Da wir verpflichtet sind, Ihren Studienaufenthalt im Nachhinein tagesgenau zu erfassen, werden wir dies anhand des dann vorliegenden, von der Gasthochschule in einer Confirmation bestätigten Anfangs- und Enddatums der physischen Mobilität machen. Falls sich dabei herausstellt, dass Ihr Studienaufenthalt die pauschalen Monate unterschritten hat, also kürzer war als der für die komplette Pauschalsumme zu Grunde liegende und nötige Förderzeitraum, müssen wir die Förderung nachträglich tagesgenau neu berechnen und die 25%-Rate = Schlussrate anteilig reduzieren oder bei sehr kurzen Aufenthalten (unter 90 Tagen bei einem oder 180 Tagen bei zwei Semestern) auf Null setzen und einen Teilbetrag der ersten Rate zurückfordern.
Gleiches gilt, wenn die ursprünglich geplante Dauer unter 120 bzw. 240 Tagen lag, der tatsächliche Aufenthalt länger war als geplant, aber eine Verlängerung nicht oder nicht fristgerecht beantragt wurde, da wir dann leider nur den ursprünglich geplanten Zeitraum und nicht die tatsächliche Dauer fördern dürfen.
Bei denen, die ein kurzes Semester oder ein einzelnes Trimester an der Gasthochschule machen, wird es definitiv so sein, dass der tatsächliche Zeitraum im Nachhinein so kurz ist, dass eine Teilrückzahlung der ersten Rate notwendig wird. Generell gilt: Die Mindestförderdauer bei ERASMUS beträgt 2 Monate bzw. 60 Tage, kürzere Aufenthalte sind nicht gestattet und damit nicht förderfähig.
Auszahlung der sogenannten 25%-Rate oder Schlussrate
Die ausstehende 25%-Rate oder Schlussrate wird erst an die Teilnehmenden überwiesen, nachdem die geforderten einzureichenden bzw. hochzuladenden Unterlagen nach Beendigung des Auslandsaufenthaltes eingegangen sind und die EU Online Survey und der erste OLS-Sprachtest komplettiert wurden. Ihr Anspruch auf 100% der schlussendlich berechneten Förderung ist an die fristgerechte Erledigung aller abschließenden administrativen Schritte geknüpft.
Auszahlungstermine für die Schlussrate für beendete und auch abgebrochene Mobilitäten des WS 2023/24 immer zu Anfang und zur Mitte eines Monats, beginnend im Februar 2024. Auszahlungen für die Schlussrate der Jahresaufenthalte und SoSem 24-Mobilitäten beginnen frühestens ab Juni 24.
