Während Ihres ERASMUS-Studienaufenthaltes

 

3.1 Nach Ankunft an der Gasthochschule

Lassen Sie sich Ihre Ankunft an der Gasthochschule im dortigen International Office auf dem Formular Confirmation of Period of Study (in Ihrem Teilnehmerkonto zur Verfügung gestellt) innerhalb der ersten Woche bestätigen und laden Sie es im pdf-Format in Ihr Teilnehmerkonto hoch, nachdem Learning Agreement und Grant Agreement abgehakt sind. Dieses Confirmation-Dokument verbleibt anschließend bei Ihnen. Bitte vergessen Sie nicht, sich das Enddatum Ihres ERASMUS-Studiums am Ende Ihres Aufenthaltes im International Office der Gasthochschule in der Confirmation of Period of Study bestätigen zu lassen. Ohne diesen Nachweis über Ihren Studienzeitraum (Anfangs- und Enddatum) sind wir als Heimathochschule gezwungen, das Stipendium von Ihnen zurückzufordern.
Falls Sie einen vorbereitenden oder semesterbegleitenden Sprachkurs besuchen, beachten Sie hinsichtlich etwaiger Förderungsmöglichkeiten bitte die Informationen unter dem Punkt 2.4.2.


 3.2 Während des Auslandsaufenthaltes

Sie sind während Ihres ERASMUS-Auslandsaufenthaltes verpflichtet, die im Learning Agreement vereinbarten Veranstaltungen regelmäßig zu besuchen. Sollten sich Änderungen an Ihrem vereinbarten Studienprogramm/Learning Agreement ergeben haben, müssen Sie diese in Ihrem Teilnehmerkonto im Changes to Learning Agreement bis spätestens vier Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Partnerhochschule wie in Punkt 2.3 beschrieben vereinbaren und mit allen notwendigen Unterschriften hochladen. Es empfiehlt sich, zunächst die Unterschrift von der Gastuniversität einzuholen, um das Dokument anschließend zuerst an die/den Programmbeauftrage/n Ihres Heimatfachbereichs zu schicken mit der Bitte um Prüfung und Gegenzeichnung sowie Rücksendung an Sie (geht auch als Scan). Daraufhin laden Sie das Formular in Ihr Teilnehmerkonto hoch. Manche Gasthochschulen bestehen allerdings darauf, dass zuerst die Unterschrift der Heimathochschule einzuholen ist. In diesen Fällen das Learning Agreement zuerst an Ihre/n Frankfurter Programmbeauftragte/n schicken mit Bitte um Prüfung und Gegenzeichnung und Rücksendung an Sie. Sie holen dann die Unterschrift der Gasthochschule ein, scannen es und laden es hoch in Ihr Teilnehmerkonto.
Es sind innerhalb der gewählten Veranstaltungen alle geforderten Leistungen während der Vorlesungszeit zu erbringen, also Eintragung in Anwesenheitslisten, Hausaufgaben, Referate, Tests, und wenn das die Gasthochschule oder der Lehrende vorschreiben, müssen Sie auch die Prüfungen am Ende des Semesters ablegen. Sie müssen diese Prüfungen aber nicht notwendigerweise erfolgreich abschließen, wenn Sie sich die Leistungen später nicht in Frankfurt anerkennen lassen wollen. Für die spätere fachliche Anerkennung von im ERASMUS-Studium besuchten Veranstaltungen ist es allerdings Voraussetzung, dass diese erfolgreich beendet wurden.
Bei Schwierigkeiten wenden Sie sich bitte zunächst an das International Office vor Ort und kontaktieren Sie danach Ihre/n Programmbeauftragte/n und uns im IO.
Wichtig: Aktualisieren Sie bitte jede Adressänderung (auch gerade Emailadresse) sowie Änderung der deutschen Bankverbindung umgehend uns selbständig in Ihrem Teilnehmerkonto im Bewerbungsverlauf unter Personenstammdaten vervollständigen/ändern! Ansonsten erhalten Sie wichtige Informationen oder auch die finanzielle Förderung nicht oder verspätet.
Außerdem vergessen Sie bitte nicht, dass Sie quasi Botschafter_in der Goethe-Universität sind, und machen Sie bei Ihren ausländischen KommilitonInnen Werbung für einen Studienaufenthalt in Frankfurt, denn die ERASMUS-Kooperationen hängen von einem gut ausbalancierten Studierendenaustausch ab!
Falls Sie einen vorbereitenden Sprachkurs an der Gasthochschule besuchen oder besucht hatten, schauen Sie bitte unter Punkt 2.4.2 nach bezüglich zeitlicher Berücksichtigung und evt. Förderung. Gleiches gilt für kostenpflichtige semesterbegleitende Sprachkurse an der Gasthochschule. Nach dem 31.07.2016 eingehende Unterlagen können allerdings nicht mehr berücksichtigt werden.


3.3 Sicherheitshinweis

In einer Lage, wie wir sie seit einigen Jahren auch in Europa vorfinden, ist es schwer absehbar, wie sich einzelne Länder, Regionen und Städte zum Zeitpunkt einer geplanten Mobilität präsentieren. Sie als ERASMUS-TeilnehmerIn gehen auf eigene Verantwortung in das Gastland. Falls dies ein Land mit einer nicht überschaubaren soziopolitischen Lage sein sollte, empfiehlt sich eine Registrierung in der Krisenvorsorgeliste Auswärtigen Amtes (ELEFAND). Sollten Sie aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse im Gastland Ihre ERASMUS-Mobilität nach Beginn abbrechen wollen, ist ein individuell dokumentierter Hinweis (datierter Screenshot) einer Reisewarnung des Auswärtigen Amtes für die Berücksichtigung als Erasmus Mobilität ausreichend, auch wenn diese unter der Mindestdauer von 3 Monaten liegen sollte.


 3.4 Vor dem Ende des Auslandsaufenthaltes

Bitte kümmern Sie sich am Ende Ihrer Studienzeit an der Gasthochschule um die Ausstellung der Confirmation of Period of Study, auf der noch das Enddatum Ihres ERASMUS-Studiums vom dortigen International Office bestätigt werden muss mit Stempel und Unterschrift. Diese Teilnahmebestätigung müssen Sie eingescannt im pdf-Format in Ihr Teilnehmerkonto hochladen. Wir errechnen daraufhin Ihre tatsächliche Aufenthaltsdauer.
Die Conformation ist der offizielle Nachweis über Ihren Studienzeitraum an der Gasthochschule. Wenn dieser uns nicht im Original eingereicht wird, sind wir gezwungen, das ERASMUS-Stipendium von Ihnen zurückzufordern.

Vergessen Sie des Weiteren nicht, sich um die Ausstellung eines Official Transcript (Auflistung der von Ihnen besuchten Veranstaltungen mit Benotung/ECTS-Credits) der Gastuniversität zu kümmern. Dieses wird i.d.R. automatisch erstellt und Ihnen entweder ausgehändigt oder später per Post an Sie geschickt. Falls das Transcript bei uns im IO eingeht, werden wir Sie per Email darüber informieren; Sie können es entweder abholen oder von uns per Post zugeschickt bekommen. Bitte laden Sie es im pdf-Format in Ihr Teilnehmerkonto hoch. Überdies benötigen Sie das Original-Transcript für die Anerkennung Ihrer im Ausland erbrachten Leistungen hier in Ihrem Prüfungsamt oder Fachbereich.


 3.5 Verlängerung des Auslandsaufenthaltes

Wenn es sich abzeichnet, dass Ihr Aufenthalt studienbedingt über das bisher geplante und im System eingegebene Enddatum hinaus gehen wird, müssen Sie mindestens einen Monat vor diesem geplanten Enddatum bei uns im IO eine Verlängerung beantragen. Dies ist in Ihrem Teilnehmerkonto zu erledigen und gilt für Verlängerungen von ein paar Tagen bis zu ein paar Wochen oder Monaten und auch, wenn Sie z.B. um ein Semester oder Modul verlängern möchten (geht nur von Winter- um das Sommersemester).

Wenn es sich nur um einige Tage oder Wochen handelt, also keinen Studienabschnitt, ist keine Genehmigung des Programmbeauftragten und der Gasthochschule notwendig. Beachten Sie bei der Eingabe der Verlängerung bitte, dass Sie das entsprechend auswählen durch das Häkchen am richtigen Ort. Bei Verlängerungen um ein Modul, ein Semester, Trimester (oder ggf. einen Praktikumszeitraum an der Gasthochschule) markieren Sie das zunächst entsprechend im Teilnehmerkonto und sprechen Sie sich zuerst mit der Gastuniversität und Ihrer/m Programmbeauftragten ab, denn deren beider Einverständnis der Verlängerung im ERASMUS+-Programm muss dann ebenfalls bis spätestens einem Monat vor dem geplanten Enddatum per formloser E-Mail an outgoing@uni-frankfurt.de bei uns im IO vorliegen. Erst dann kann die Verlängerung von uns bearbeitet werden. Auch ist in diesen Fällen ein neues Learning Agreement notwendig. In allen Verlängerungsfällen ist überdies ein neues Grant Agreement notwendig. Die dafür notwendigen Schritte werden in Ihrem Teilnehmerkonto freigeschaltet, sobald die Verlängerung von uns bearbeitet wurde.

Bei um ein Semester verlängerten Studienaufenthalten kann der Verlängerungszeitraum voll gefördert werden mit weiteren 4 Monatsraten, wenn Sie diese Verlängerung im Teilnehmerkonto 4 Wochen vor dem geplanten Studienende beantragen. Falls Sie die Verlängerung allerdings nicht beantragen, wird der Velängerungszeitraum als sogenannte "Zero Grant Tage" berücksichtigt, also leider ungefördert. Geringe Verlängerungen um wenige Tage oder Wochen müssen zwar von uns erfasst werden, können aber aller Voraussicht nach nicht gefördert werden.

Bitte beachten Sie: Eine Verlängerung muss sich unmittelbar an den laufenden Aufenthalt anschließen. Über das Sommersemester hinaus kann nicht um ein weiteres Semester verlängert werden, da die Förderfrist nur ein akademisches Jahr umfasst. Für nachgewiesene Prüfungsphasen oder Zusatzstudien an der Gasthochschule kann eine Verlängerung maximal bis zum Ende der Förderfrist 30. September eines Jahres genehmigt werden. Die maximale Förderdauer beträgt allerdings 12 Monate pro Studienphase (je Bachelor und Master) und darf nicht überschritten werden.  Studierende in den traditionellen Studiengängen Diplom und Magister haben die Möglichkeit, bis zu 24 Monate mit ERASMUS+ im Ausland zu studieren.

Eine Verlängerung vom Sommersemester um das Wintersemester im darauffolgenden akademischen Jahr ist nur möglich mit einer rechtzeitigen Neubewerbung beim zuständigen Programmbeauftragten hier an der Goethe-Universität, der prüfen muss, ob das mit der Partnerhochschule vertraglich vereinbarte Kontingent bereits ausgeschöpft ist.
Ob für rechtzeitig im International Office eingegangene Verlängerungsanträge Mittel für eine Weiterzahlung des ERASMUS-Mobilitätsstipendiums zur Verfügung stehen werden, ist zunächst nicht absehbar. Dies wird von uns kommuniziert, wenn ein Überblick über die Fördermittel besteht und die Zahl der Verlängerungsmonate und ERASMUS-Verkürzungen. Falls keine oder ungenügend Mittel zur Verfügung stünden, könnte eine Verlängerung dennoch stattfinden, der Verlängerungszeitraum würde dann ggf. nur teilweise oder gar nicht gefördert (sogenannte Zero Grant-Tage).


 3.6 Absage, Abbruch oder Verkürzung des Auslandsaufenthaltes

Sie sind verpflichtet, uns im IO sowie die Programmbeauftragten der Heimat- und der Gastuniversität umgehend zu benachrichtigen, falls Sie den Auslandsstudienaufenthalt nicht antreten oder vorzeitig abbrechen. Auch wenn Sie Ihr für zwei Semester geplantes Studium nach einem Semester beenden, ist dies der Gasthochschule und der Heimathochschule (Fachbereich und IO) explizit mitzuteilen.
Bei Nichtantritt oder vorzeitigem Abbruch und einer Aufenthaltsdauer von unter drei Monaten muss der gesamte bis dahin erhaltene Mobilitätszuschuss unverzüglich zurückgezahlt werden, da die Mindestdauer von 3 Monaten nicht unterschrittenwerden darf. Bei einer Aufenthaltsdauer von über drei Monaten muss nur der Anteil für die nicht angetretenen oder beendeten Monate zurückgezahlt werden.


 3.7 Änderung Ihrer Konto- oder Kontaktdaten

Falls sich im Rahmen Ihres Auslandsstudiums Ihre Kontoverbindung, Email- oder Heimatadresse ändern sollte, tragen Sie bitte die neuen Daten selbständig in Ihr Teilnehmerkonto ein, im Bewerbungsverlauf unter Personenstammdaten vervollständigen/ändern, sonst erhalten Sie unter Umständen wichtige Informationen, Ihr Official Transcript oder auch Stipendiengelder nicht oder verspätet.