Drittmittelservices Fachbereich 16 (Medizin)

Die Mitarbeitenden

• begleiten bei der Finanzabwicklung laufender EU-Projekte,
• prozessieren Fact Science-Anträgen,
• richten Projektkonten ein,
• fordern Mittel beim Drittmittelgeber an,
• erstellen Zwischen- und Schlussverwendungsnachweise und
• administrieren und verteilen Overheads, Programm- und Projektpauschalen.

> Eine Übersicht der Verbindlichkeitskonten (Innenauftragsgruppen) finden Sie hier.

> Eine Hilfestellung zur Zuordnung zum Geschäftsbereich bietet das folgende Formular.

An Stelle des bisherigen Formulars Antrag auf Eröffnung eines Drittmittelauftrages, das per Hand ausgefüllt werden musste, steht Ihnen nun in der Dekanatssoftware FACTScience® ein überarbeitetes und erweitertes Antragsverfahren zur Eröffnung eines Drittmittelauftrags zur Verfügung.

> Informationen zum Verfahren erhalten Sie hier.

An dieser Stelle werden Sie fortlaufend über die aktuellen Schritte und Veränderungen im Zuge der Umsetzung der §15-Vereinbarung, die am 1.1.2021 zwischen Goethe-Universität, Fachbereich Medizin und Universitätsklinikum Frankfurt in Kraft getreten ist, bezogen auf die Drittmittelverwaltung informiert.

Das Studienpatienten-Informationsblatts ist verpflichtend in Drittmittelprojekten auszuhändigen, die dem wirtschaftlichen Tätigkeitsbereich der Goethe-Universität zuzuordnen sind.

• elektronische Fassung des Studienpatienten-Informationsblatts
• Antworten auf häufig gestellte Fragen

24, Abs. 4 der Vereinbarung:

Für die Unterstützung bei der Durchführung von patientenbezogenen Drittmittel-Projekten im wirtschaftlichen Bereich, erstattet der Fachbereich dem Universitätsklinikum für klinische Prüfungen im Sinne von § 4 Abs. 23 AMG 30% der im privatrechtlichen Vertrag zur Durchführung der Studie vereinbarten Verwaltungskosten (Overhead).

Drittmittel-Projekte dieser Kategorie werden in den Innenauftragsgruppen 308 und 508 geführt. Der Overheadanteil des Universitätsklinikums wird hier automatisch beim Zahlungseingang abgeführt. Sie müssen nichts weiter veranlassen.  

Für die Verteilung der Overheads für diese Projekte gilt insgesamt folgender Verteilungsschlüssel:
30 % Universitätsklinikum / 30 % Fachbereich / 40 % einwerbende Einrichtung

Für alle Neuprojekte ab 1.7.2018 findet das modifizierte Verfahren für wirtschaftliche Projekte Anwendung. Diese umfassen insbesondere Projekte der Auftragsforschung und Forschungsdienstleistung. Details zur Einordung von Forschungsverträgen finden Sie hier. Die verbindliche Einordnung des vorgelegten Vertrags in die Kategorien wird von der Rechtsabteilung der Drittmittelservices für den Fachbereich 16 (Medizin) vorgenommen!

Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

• Die Nachweise zur Dokumentation eines Marktpreises bzw. eines Verhandlungsergebnisses nach dem Arm`s length-Prinzip wurden klarer gefasst. Verwenden Sie hierzu bitte das neue Nachweisformular
  
• Für die Kalkulation der Projekte stehen Ihnen unterschiedliche Kalkulationstools zur Verfügung:

- Das Visitenbasiertes Kalkulationstool für klinische Studien wurde speziell für die Erfordernisse klinischer Studien entwickelt.

- Eine Handreichung erläutert alle wichtigen Details zur Nutzung des Tools.

- Alternativ können Sie auch das visitenbasierte Kalkulationstool des UCT verwenden: Nähere Informationen finden Sie unter: 
https://www.uct-frankfurt.de/fuer-aerzte/klinische-studien/angebote/budgetplanung.html

- Das Kalkulationstool für Standardprojekte wurde bereits in der Vergangenheit eingesetzt und wurde aktualisiert. Es eignet sich insbesondere für Projekte, in denen drittmittelfinanziertes Personal über einen längeren Zeitraum kontinuierlich eingesetzt wird.

• Die Kalkulationstools werden jährlich aktualisiert um die Tarifsteigerungen korrekt abzubilden und Ihnen so eine möglichst exakte Vorkalkulation Ihrer Projekte zu ermöglichen. Bitte nutzten Sie das jeweils aktuelle Kalkulationstool.

Einen ausführlichen Überblick finden Sie im Dokument Modifiziertes Verfahren zur Umsetzung der Vollkostenrechnung am Fachbereich Medizin sowie in der Präsentation in der Direktorenrunde vom 13.4.2018.

Rückfragen richten Sie bitte an das Team der Drittmittelservice, die die Nachweise und Kalkulationen prüfen und frei geben.

Formulare für die korrekte Rechnungstellung:
Rechnungsvorlagen stehen auf der Homepage des Dezernates 1.4 zur Verfügung. Dort finden Sie auch weitergehende Informationen zum Prozess.

Bitte beachten Sie, dass der Gesetzgeber die Umsatzsteuer für den Zeitraum 1.7.2020 – 31.12.2020 temporär reduziert. Informationen zur Umsetzung und angepasste Rechnungsvorlagen finden Sie unter:
https://intranet.kgu.de/klinikum-a-z/d/dezernat-1-finanzen-und-controlling/formulare/rechnungsvorlagen-fachbereich-medizin/