Informationen für Programmbeauftragte

Brexit und Erasmus+:

Aktuelle Informationen des DAAD zu den Auswirkungen des Brexit auf das Erasmus+ Programm finden Sie hier.


Ablauf der Bewerbung und Nominierung von ERASMUS+ Outgoing Studierenden 2019/20

 Timeline im ERASMUS+ Programm:

September/Oktober

 

 

Überprüfen der Gültigkeit der Kooperationsverträge für 2019/20, ggf. Verlängerung der Verträge
Oktober/November     Ausschreibung der ERASMUS-Plätze
01. Februar     Annahmeschluss für Bewerbungsunterlagen (online/bei Programmbeauftragten)
ab Februar     Auswahl und Benachrichtigung der Studierenden
ab Febr./März     ggf. Restplatzausschreibung
ab März     Kurzmeldung an die Partneruniversitäten
bis 01. April     Meldung der Studierenden an das International Office
ab April     Absprache der Learning Agreements

1. Überprüfen der Kooperationsverträge: ab September 2018

Überprüfen Sie bitte, ob Ihre aktuellen Kooperationsverträge (Inter-institutional Agreements) auch für das Hochschuljahr 2019/20 gültig sind. Falls sie verlängert werden müssen, kümmern Sie sich bitte in Absprache mit Frau Brucker im International Office (IO) um die Verlängerung.

2. Ausschreibung der ERASMUS-Plätze für Studierendenmobilität: Oktober/November 2018

Die Bekanntmachung der zur Verfügung stehenden ERASMUS-Plätze sollte spätestens ab Oktober/November am Fachbereich bzw. Institut erfolgen, mit Angaben z.B. zu Partneruniversitäten, Gastland, Anzahl der Plätze, mögliche Dauer des Aufenthaltes etc. Dies kann über Plakate, Flyer, Bekanntmachung in Seminaren und die eigene Fachbereichs- / Institutswebseite geschehen.

3. Bewerbungsschluss für Studierendenmobilität: 01. Februar 2019

Der offizielle Annahmeschluss für Bewerbungsunterlagen ist der 01. Februar, damit im besten Fall noch vor den bevorstehenden Semesterferien die Auswahl der Studierenden stattfinden kann. Ob Sie nur Studierende Ihres Institutes oder Fachbereiches oder auch nachrangig fachfremde Bewerbungen zulassen, ist Ihnen überlassen.

  • Vollständige Bewerbungsunterlagen müssen bis zum 01. Februar 2019 von den Studierenden online eingereicht werden.
  • Falls Sie zusätzlich Bewerbungen in Papierform erhalten möchten, so müssen Sie alle eingehenden Bewerbungen bis zu dieser Frist akzeptieren, auch wenn bereits viele Bewerbungen eingegangen sind.

 Hinweis zu den Bewerbungsunterlagen: Die Studierenden müssen sich zunächst unter dem auf der IO-Webseite bereitgestellten Link online bewerben. Dieser Link wird am 15. Dezember freigeschaltet. Dabei kreieren die Studierenden ein Bewerberkonto, das nach der Nominierung zum Teilnehmerkonto wird, in welchem das IO später das ganze ERASMUS-Prozedere administriert und z.B. Teilnahmebestätigungen und Learning Agreements zur Verfügung stellt. Aus den bei der Online-Bewerbung eingegebenen Daten speist sich allerdings zuerst einmal das Bewerbungsformular, das die Studierenden ausdrucken, selbst unterzeichnen und - zusammen mit weiteren verpflichtenden Dokumenten- wieder hochladen. Die nachstehenden Unterlagen müssen zusätzlich zum Bewerbungsdokument online eingereicht werden. Damit wird sichergestellt, dass die Auswahl im Fachbereich / Institut unter Berücksichtigung mehrerer Aspekte erfolgt:

  • ausführlicher tabellarischer Lebenslauf
  • Motivationsschreiben (mit Angaben zum Studienvorhaben)
  • Academic Transcript (Auflistung sämtlicher belegter Veranstaltungen bzw. QIS-Ausdruck): Ob Sie das Academic Transcript in Form eines QIS-Ausdruckes akzeptieren oder ob es vom Prüfungsamt beglaubigt sein soll, bleibt Ihnen überlassen. Falls das Prüfungsamt nicht beglaubigt, sollten die Studierenden innerhalb der Sprechzeiten des Study Abroad Teams im IO mit den entsprechenden Scheinen zwecks Beglaubigung vorbeikommen.
  • Immatrikulationsbescheinigung
  • Sprachnachweis: Zur Überprüfung ausreichender Kenntnisse der an der Gasthochschule verwendeten Unterrichtssprache können Sie z.B. den Lebenslauf und das Motivationsschreiben in der Unterrichtssprache bzw. Sprache des Gastlandes einfordern (sofern Sie selbst über die entsprechenden Sprachkenntnisse verfügen). Zur Überprüfung der Sprachkenntnisse können Sie alternativ die Studierenden auffordern, der Bewerbung ein entsprechendes Lektoren-Sprachzeugnis hinzuzufügen oder einen anderen formalisierten Sprachnachweis, vor allem wenn die Zielhochschule diesen Nachweis fordern sollte (ggf. TOEFL, IELTS).

Es bleibt letztlich Ihre Entscheidung, ob Sie noch weitere Unterlagen von Ihren Studierenden einfordern wollen oder nicht.

Wichtig: Alle Bewerbungsunterlagen müssen in einer PDF-Datei zusammengefasst (z.B. über ilovepdf.com/de) hochgeladen werden.

Hier finden Sie den Link auf häufig benötigte Unterlagen für Bewerbungen auf der Webseite des IO, auf den Sie gerne verweisen können. Dort findet sich der Formular-Vordruck für das Lektoren-Sprachzeugnis und das Academic Transcript sowie die Kontaktdaten für die Lektoren-Sprachzeugnisse, TOEFL-Informationen und u.a. auch Beispiele für Bewerbungsschreiben.

 

4. Auswahl der Studierenden

  • Generell liegt die Entscheidung des Auswahlverfahrens bei den jeweiligen Programmbeauftragten, also bei Ihnen.
  • Bei einer hohen Zahl von BewerberInnen können Sie eine (Vor-)Auswahl aufgrund der schriftlich eingereichten Bewerbungsunterlagen treffen, sowie ggf. eine Endauswahl per 10-minütigem Auswahlinterview.
  • Bei der Auswahl ist darauf zu achten, diese nach fairen und für die Studierenden nachvollziehbaren Auswahlkriterien durchzuführen. Diese Kriterien sollten transparent auf Ihrer ERASMUS-Webseite kommuniziert werden.
  • Bitte beachten Sie, dass die BewerberInnen an der Goethe-Universität (GU) regulär immatrikuliert sind mit dem Ziel, hier einen Studienabschluss zu erwerben. Diese Immatrikulation an der GU muss während des gesamten ERASMUS-Aufenthaltes fortbestehen, d.h. durch Rückmeldung an der GU erneuert werden.
  • Bei Antritt des Auslandsaufenthaltes müssen Bachelor-Studierende mindestens ein Studienjahr an der Heimathochschule abgeschlossen haben.
  • Die Leistungen der Studierenden im bisherigen Studienverlauf sind zu berücksichtigen. Ob der erfolgreiche Abschluss bestimmter Module bis zum Bewerbungstermin hier an der GU oder zum Antritt des Auslandsstudiums für eine ERASMUS-Nominierung zur Voraussetzung gemacht wird, ist den Programmbeauftragten überlassen.
  • Der Auslandsaufenthalt sollte dem Studienstand nach förderlich sein. Bitte beachten Sie daher auch, auf welchem Level ein Studierendenaustausch im Kooperationsvertrag mit der Partnerhochschule vereinbart ist, ob also Mobilität im first cycle (BA), second cycle (MA) oder third cycle (Doktoranden) möglich ist. Bachelor-Studierende über Master-Agreements zu platzieren ist i.d.R. nicht möglich, umgekehrt macht es ebenfalls rein akademisch gesehen keinen Sinn.
  • Des Weiteren müssen die Studierenden über ausreichende Kenntnisse der Unterrichtssprache der jeweiligen Gasthochschule verfügen. Das ERASMUS-Regelwerk empfiehlt mindestens Stufe B1 (gemäß Sprachkompetenzstufen des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens). Zum Teil formulieren die Gasthochschulen eigene bindende Kriterien für Incoming ERASMUS Students, meist Stufe B1 oder B2, in seltenen Fällen C1, manchmal wird ein Lektoren-Sprachzeugnis oder ein TOEFL Test verlangt. Falls eine fachlich geeignete Bewerbung vorliegt, aber geforderte Sprachkenntnisse zum Zeitpunkt der Bewerbung nicht ausreichend sind oder formale Sprachnachweise noch nicht vorliegen, können BewerberInnen auch vorbehaltlich nominiert werden. Die Verbesserung der Sprachkenntnisse könnte dann zu einem späteren Zeitpunkt nachgewiesen werden. Ob Sie den Studierenden diese Regelung einräumen, bleibt Ihnen überlassen. 
  • Eine wiederholte Teilnahme und Förderung ist mittlerweile in ERASMUS+ möglich. D.h. Studierende, die bereits einmal in ERASMUS (auch Sokrates ERASMUS oder LLP/ERASMUS) gefördert wurden, können erneut teilnehmen. Dabei ist folgendes zu beachten: Studierende können mit ERASMUS+ in jeder Studienphase (Bachelor, Master, Promotion) jeweils für mindestens 3 und maximal 12 Monate am ERASMUS-Programm teilnehmen, insgesamt also bis zu 36 Monate. Studierende der traditionellen Studiengänge Magister, Diplom und Staatsexamen können während Ihres Studiums bis zu 24 Monate gefördert werden plus 12 in der Promotion. Darin zeitlich inkludiert ist jeweils auch eine etwaige Praktikumsförderung aus ERASMUS. Etwaige frühere Aufenthalte in Socrates-ERASMUS oder LLP-ERASMUS sind auf das aktuelle Kontingent anzurechnen, falls die Studierenden sich immer noch in derselben Studienphase befinden sollten.

 5. Benachrichtigung der Studierenden

Benachrichtigen Sie die Studierenden frühestmöglich per E-Mail über das Ergebnis der Auswahl (Nominierung, Warteliste, Ablehnung). Lassen Sie sich außerdem von den Studierenden die Teilnahme zusagen. Es ist Ihnen überlassen, in welcher Form Sie sich von den Studierenden die Zusage der Programmteilnahme holen, sei es als unterschriebene Annahmeerklärung oder per E-Mail. Diese erste Zusage der Studierenden verbleibt bei Ihnen.

6. Kurzmeldung der Studierenden an die Gastuniversitäten

Melden Sie die nominierten Studierenden ab März per E-Mail an die KollegInnen der Gastuniversität mit Namen, Studienfach und Studienstand, Adresse, E-Mailadresse sowie der geplanten Dauer des Auslandsaufenthaltes (Semesterangaben). Da die ERASMUS-Programme von Universität zu Universität unterschiedlich verwaltet werden, melden Sie die Studierenden zur Sicherheit bitte sowohl an den/die ERASMUS-Institutional Coordinator im dortigen International Office sowie an den/die Departmental Coordinator im jew. Fachbereich. Die Adressen können Sie in der Regel den Ihnen in Kopie vorliegenden Kooperationsverträgen (Inter-institutional Agreements) entnehmen. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Brucker im heimischen IO.

Moveonnet: Einige wenige ERASMUS-Partnerhochschulen verwenden das elektronische Anmeldesystem e-nomination über Moveonnet. Falls Sie also von einer Partnerhochschule die Information erhalten, dass Sie die Nominierung über e-nomination durchführen müssen, loggen Sie sich auf http://www.moveonnet.eu/ ein und führen die notwendigen Schritte durch. Falls Sie keinen User Account haben sollten oder Ihnen User Name und Password nicht mehr bekannt sind, kontaktieren Sie bitte Herrn Purkert im IO, der einen Account für Sie anlegen wird.

Falls weder Sie noch Ihre Outgoer bis kurz vor der Einschreibefrist eine Reaktion der Gasthochschule erhalten haben, haken Sie bitte dort umgehend nach und fragen, ob Ihre Nominierung überhaupt angekommen ist.

 WICHTIGE HINWEISE für Ihre Studierenden:

a) „Bewerbung“ an der Gastuniversität: Weisen Sie Ihre nominierten Studierenden unbedingt daraufhin, dass sie sich noch bis zum Ende der jeweiligen Bewerbungsfrist der Gastuniversität selbstständig als ERASMUS-Gaststudierende dort bewerben müssen! Deadlines und Bewerbungsformulare sind im Regelfall auf den Webseiten der Partneruniversitäten zu finden oder wurden Ihnen von den dortigen KoordinatorInnen per E-Mail gesandt. Oft finden sich dort auch umfangreiche Informationen für ERASMUS-Studierende, die der ersten Orientierung dienen. Achtung: Zum Teil sehr unterschiedliche Bewerbungstermine an den Gastuniversitäten (z.B. Skandinavien bereits März/April für das Wintersemester!)

b) Hinweis auf IO-Webseite: Weisen Sie die Nominierten bitte auf die „Informationen für Outgoings 2019/20“ des IO hin, die ab ca. März 2019 unter http://www.uni-frankfurt.de/38298572/erasmus_studyabroadzur Verfügung stehen werden.

7. Meldung der Studierenden an das IO bis spätestens 01. April 2019

Bis spätestens 01. April müssen die von Ihnen betreuten ERASMUS-Bewerbungen an Herrn Purkert im International Office gemeldet werden. Bitte verwenden Sie hierfür den sog. Meldebogen Studierendenmobilität (SMS)“: Alle Bewerbungen, die Ihnen eingereicht wurden, müssen in diese Liste eingetragen sein, auch abgelehnte Bewerbungen. Bei den Zusagen bitte unter anderem die korrekte Gasthochschule und den Zeitraum angeben, bei den Ablehnungen müssen die Gründe für die Ablehnung genannt werden. Dieser Meldebogen muss zu Prüfzwecken 5 Jahre im IO aufgehoben werden.

Den ausgefüllten und von Ihnen unterschriebenen Meldebogen senden Sie bitte im Original per Hauspost an Herrn Purkert und vorab schon per Email-Attachment.

Falls Sie das Bewerbungs- und Nominierungsprozedere für sich früher abschließen möchten, können Sie die Unterlagen auch schon gerne weit vor dem 01. April einreichen. Das entzerrt die Bearbeitung der Teilnehmerkonten der über 500 Nominierten für die MitarbeiterInnen des IO. Wenn Sie allerdings Restplätze vergeben möchten, ist eine Einreichung vor dem 01. April nicht sinnvoll, da dann ständig Änderungen kommuniziert werden müssten.

Bei internationalen Master-Studiengängen, bei denen bis zum 01. April noch keine BewerberInnen für das folgende Sommersemester namentlich feststehen, gilt folgende Ausnahme: Bitte tragen Sie auf dem Meldebogen mit N.N.-Nennungen die Anzahl x der voraussichtlichen Nachmeldungen ein. Auf diese Weise können wir die Mobilitäten noch in unsere Finanzkalkulation miteinbeziehen. Bitte melden Sie uns dann spätestens bis 1.Dezember die Namen der nachnominierten Master-Studierenden für das folgende Sommersemester. Des Weiteren sollten Sie relativ zügig die KandidatInnen an der Gasthochschule nominieren, da dort auch Nominierungsfristen eingehalten werden müssen.

 8. Learning Agreement

Nach der Nominierung sprechen Sie mit den Studierenden das geplante Studienprogramm an der Gastuniversität ab. Je früher das Datum des Studienbeginns im Ausland, desto früher sollte die Absprache stattfinden, denn das Learning Agreement muss laut ERASMUS-Regelwerk vor Antritt des Auslandsaufenthaltes komplettiert werden und unterschrieben vorliegen. Den nominierten Studierenden wird die Formularvorlage des Learning Agreements als Word-Dokument in deren elektronischem Teilnehmerkonto vom IO zur Verfügung gestellt. Nachdem die Veranstaltungen abgesprochen und eingetragen sind, wird das Formular ausgedruckt und von der/dem ERASMUS-TeilnehmerIn und Ihnen unterzeichnet. Danach wird es an die verantwortliche Person an der Gasthochschule gesendet, die es ebenfalls unterschreiben muss, dann einscannt und an die Studierenden zurücksendet. Daraufhin wird dieser Scan des von allen drei Parteien unterschriebene Learning Agreements von der/m TeilnehmerIn in das Teilnehmerkonto hochgeladen und gilt damit als eingereicht. Wir benötigen kein Originale des Learning Agreements mehr.

Achtung: Falls ERASMUS-TeilnehmerInnen im Table A des Learning Agreements Veranstaltungen mit insgesamt weniger als 15 ECTS ausmachen, müssen sie zusätzlich den Anhang R („Gewährung reduzierter Studienleistungen im Rahmen des ERASMUS-Auslandsaufenthalts“) ausfüllen und von Ihnen abzeichnen lassen. Dieser Anhang R muss zwar nicht an die Gasteinrichtung gesendet werden, aber letztendlich zusammen mit dem komplettierten Learning Agreement ins Teilnehmerkonto hochgeladen werden.

Falls Änderungen des ursprünglichen Learning Agreements nötig sind, wird die/der Studierende mit dem Changes to Learning Agreement-Formular, welches dann analog zu bearbeiten ist, nach Beginn des ERASMUS-Studiums per E-Mail auf Sie zukommen. Ausführliche Informationen finden Sie auch in den Hinweisen zum Learning Agreement, die der Formularvorlage des Dokumentes angehängt sind.

 

9. Teilnahmebescheinigungen

Für einige Anliegen der Studierenden (Urlaubssemester, Versicherung, Kindergeldstelle, Auslands-BAföG) werden Teilnahmebescheinigungen in dt./engl. Sprache benötigt. Diese stellt das IO den TeilnehmerInnen im Teilnehmerkonto zur Verfügung, sobald die Daten aus dem eingereichten Meldebogen in das System übernommen worden sind - also i.d.R. nach dem 01. April 2019. Falls TeilnehmerInnen vorher eine Bestätigung benötigt, kann diese nur individuell bei Ihnen im Institut / Fachbereich erstellt werden, da uns im IO zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt ist, wer nominiert wurde.

 10. Restplätze/freie Plätze: ab Feb./März 2019

Frei gebliebene Restplätze können Sie im Fachbereich ausschreiben und mit geeigneten BewerberInnen besetzen, solange eine Bewerbung an der Gasthochschule noch möglich ist. Sie sind allerdings nicht verpflichtet, Restplätze auszuschreiben oder zu vergeben. Das IO besetzt keine Restplätze der Fachbereiche.