Nach Beendigung Ihrer ERASMUS-Mobilität

Die ERASMUS-Mobilität ist beendet, aber das für alle teilnehmenden Hochschulen und Studierenden geltende ERASMUS-Prozedere sieht noch eine Reihe von Schritten vor. Diese müssen Sie also verpflichtend absolvieren innerhalb und z.T. außerhalb Ihres Teilnehmer*innenkontos, und wir im IO müssen sie erfassen für den Abschlussbericht der GU und regelmäßig stattfindende Audits. Tun Sie sich und uns den Gefallen, und komplettieren Sie das Prozedere zügig und schieben es nicht vor sich her.

Als Frist für die unten in den Tabs aufgeführten Schritte gilt vier Wochen nach Beendigung des Studienaufenthaltes, jedoch spätestens bis zum 01. April (wenn Ihr Aufenthalt nur das Wintersemester umfasst) bzw. bis zum 01. August (wenn Ihr Aufenthalt nach dem Sommersemester endet). Lediglich das Transcript der Gasthochschule und der Anerkennungsnachweis dürfen später hochgeladen werden (siehe Infos unten in den Tabs).

Solange Ihre Confirmation of Period of Study, der persönliche Erfahrungsbericht, das Grant Agreement im Original, die EU Online-Survey, der erste OLS-Test und das finale Grant Agreement nicht als korrekt im Teilnehmerkonto abgehakt sind, wird Ihnen die ausstehende Förderrate nicht ausgezahlt. 

Ausnahme von der Frist zur Einreichung der Unterlagen: Studierende, deren Studienaufenthalt erst nach dem Stichtag endet und die Herrn Purkert dies vorher mitteilen und eine Nachreichung vereinbaren.
Wir weisen darauf hin, dass wir i.d.R. keine Emailanfragen über den rechtzeitigen Eingang des zusätzlich im Original einzureichenden Grant Agreement beantworten können. Sie erhalten automatisch eine Mail von uns, wenn wir das Original abhaken und Sie können in Ihrem Teilnehmerkonto nachvollziehen, ob die Unterlagen abgehakt sind und somit vorliegen.

Die Confirmation of Period of Study (CoPoS) ist die offizielle Bestätigung der Gastuniversität mit Anfangs- und Enddatum Ihrer ERASMUS-Mobilität.

In der CoPoS lassen Sie sich wie auf dem Formular vermerkt im Fachbereich oder International Office der Gastuniversität zu Beginn des ERASMUS-Studiums das Anfangsdatum und am Ende das Enddatum offiziell bestätigen. Es kann sein, dass die Gasthochschule ein eigenes Formular bereithält (Certificate of Arrival, Participation Certificate). Dies akzeptieren wir selbstverständlich, wenn Beginn und Ende des Aufenthaltes aufgeführt sind und es am Ende des ERASMUS-Studiums erstellt wurde. 

Die CoPoS ist nach Beendigung des Auslandsstudiums als pdf-Datei in Ihr Teilnehmerkonto hochzuladen und NICHT bei Ihrem Programmbeauftragten abzugeben!

Eindringlicher Hinweis: Ohne einen vorliegenden Nachweis über Ihren absolvierten Studienzeitraum an der Gasthochschule sind wir verpflichtet, das ERASMUS-Stipendium komplett zurückzufordern. (Dies ist schon vorgekommen.) Dieser Nachweis muss am Ende Ihrer Studienzeit von der Gasthochschule gegengezeichnet und abgestempelt bzw. erstellt sein. Die Ihnen von uns zur Verfügung gestellte Confirmation of Period of Study ist die am häufigsten verwendete Form des Nachweises.

Die Vorlage für den ausführlichen Erfahrungsbericht wird Ihnen im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos als Download zur Verfügung gestellt. Den ausführlichen Erfahrungsbericht laden Sie im pdf-Format in Ihr Teilnehmerkonto hoch, damit wir ihn auf unsere Webseite setzen und zukünftige Interessenten sich informieren können. Teilen Sie darin Ihre eigenen Erfahrungen bezüglich Bewerbung, Anreise, erste Wochen, Wohnungssuche/Studentenwohnheim, Formalitäten, Sprachkurse, Betreuung hier und vor Ort, Studiensystem, Bibliotheken, Computerräume, Internetcafés, abends weggehen, Ausflugsziele etc. auf mindestens drei Din-A4-Seiten mit.
Das Final Grant Agreement ist die finale Version des Grant Agreements, die Ihnen im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos bereitgestellt wird und von Ihnen unterschrieben wieder hochzuladen ist.
Das Grant Agreement war ja schon für den geplanten Studienaufenthalt zu erstellen und im Falle von Verlängerungen auch aktualisiert ein zweites mal zu erstellen und in das Teilnehmerkonto hochzuladen. Da aber bei vielen Studierenden das tatsächliche Anfangs- und Enddatum des Studienaufenthaltes nach Einreichung der Confirmation of Period of Study von den geplanten Daten differiert, und wir die Mobilitäts- und Förderdauer neu berechnen, wird das im finalen Grant Agreement abschließend festgehalten.
Diesen Online-Fagebogen füllen Sie im Mobility Tool der EU- Kommission aus. Dies ist allerdings nur nach Aufforderung per Email möglich, die aus dem Mobility Tool der EU-Kommission am Tag Ihres ursprünglich geplanten Enddatums direkt an Sie gesendet wird. Diese Email beinhaltet auch den Link zum Online-Fragebogen. Eine ergänzende EU-Survey-Onlineumfrage kann dem Teilnehmer zugesandt werden, damit eine vollständige Auswertung für Anerkennungsfragen möglich ist. Hier finden Sie die Hinweise zum Ausfüllen des EU-Survey 2020/21
Falls Sie den OLS-Sprachtest zu Beginn der Mobilität ablegen mussten, müssen Sie nun auch den abschließenden OLS-Sprachtest im Online Linguistic Support-System absolvieren. Sofern beim 1. Test ein Ergebnis auf Niveau C2 erreicht wurde, entfällt die Pflicht zum 2. Test. Im Jahrgang 2020/21 ist der zweite Sprachtest nicht mehr vorgeschrieben, kann aber freiwillig absolviert werden.
Den Link zum zweiten Sprachtest erhält man am Tag des geplanten Studienendes der ERASMUS-Mobilität.
Falls Sie das nicht bereits am Anfang erledigt hatten, reichen Sie bitte das ursprüngliche Grant Agreement im Original, d.h. in Papierform mit Ihrer Originalunterschrift (nicht ausgedruckte Unterschrift!) bei uns im IO der GU ein - ganz altmodisch per Post an
Goethe-Universität - International Office

Abt. Partnerschaften und Mobilität
z.Hd. Hr. Purkert
60629 Frankfurt am Main

Falls es Ihnen nicht mehr vorliegt, drucken Sie es in dem ersten Grant Agreement-Schritt im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos erneut aus und unterschreiben es, am besten mit einem blauen Stift. 

Sobald wir es erhalten, haken wir es im System ab, was Sie in Ihrem Teilnehmer*innenkonto sehen können, und Sie erhalten auch eine automatisch generierte Mail als Bestätigung.

Official Transcript/Academic Transcript/Transcript of Records
Sobald Sie es erhalten haben, einscannen und ins Teilnehmerkonto hochladen. Das Transcript kann ohne Sanktionen verspätet durch Hochladen ins Teilnehmer*innenkonto eingereicht werden, sollte Ihnen aber laut ERASMUS-Regelwerk innerhalb von 5 Wochen nach Beendigung des Auslandsstudiums von der Gasthochschule zur Verfügung gestellt werden.

Das Official Transcript ist die von der Gasthochschule erstellte Auflistung der von Ihnen besuchten Veranstaltungen mit Benotung/ECTS-Credits. Dieses wird i.d.R. automatisch erstellt und Ihnen entweder ausgehändigt oder später per Post an Sie geschickt oder per Mail oder von dort zum Download zur Verfügung gestellt. Sie müssen das Transcript als PDF im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos hochladen.

Überdies benötigen Sie es für die Anerkennung der Veranstaltungen und Leistungen.

Falls das Official Transcript an uns im International Office gesendet wird, informieren wir Sie und senden das Original an die von Ihnen bestätigte Adresse weiter oder Sie holen es bei uns ab. Falls wir es per Mailanhang erhalten, leiten wir es eh direkt an Sie weiter. Für Studierende des FB02 leiten wir es direkt an das dortige Prüfungsamt an Frau Benzel weiter, Sie erhalten es von dort. Vergessen Sie in diesem Fall nicht, das Transcript nach Erhalt noch in Ihrem Teilnehmer*innenkonto hochzuladen. 

Das System ist so eingerichtet, dass Sie auch weitere Schritte im Teilnehmer*innenkonto vornehmen können, wenn das Transcript noch nicht hochgeladen ist.) Ein Original des Transcriptes benötigen wir im IO NICHT.

Wir sind verpflichtet, die anerkannten ECTS aller ERASMUS-Teilnehmer*innen zu erfassen. Der Anerkennungsnachweis der Goethe-Universität soll Ihnen innerhalb von 5 Wochen nach Vorliegen des Transcripts der Gasthochschule im Prüfungsamt/Fachbereich ausgestellt werden. Die Formularvorlage wird Ihnen im Workkflow Ihres Teilnehmer*innenkontos zur Verfügung gestellt, nachdem das Official Transcript der Gasthochschule von Ihnen hochgeladen und von uns im IO abgehakt wurde. Der Anerkennungsnachweis ist das Transcript of Records der GU über die hier anerkannten Credits, führt also die Veranstaltungen, Kurse und/oder Module der Goethe-Universität inkl. ECTS-Credits auf, die durch die Anerkennung von im Ausland erbrachten Leistungen ersetzt wurden. 

Falls Sie im Einzelfall keine Anerkennung wünschen oder diese aus nachvollziehbaren Gründen erst Semester später geschehen wird, geben Sie im Teilnehmer*innenkonto bitte an, dass keine Anerkennung gewünscht wird, geben im nächsten Schritt den oder die Gründe an und laden die Formularvorlage für den Verzicht auf Anerkennung herunter, unterschreiben diese und laden sie als PDF wieder hoch. 

Mit dem Upload des korrekt komplettierten Anerkennungsnachweises bzw. im Einzelfall des Verzichts auf die Anerkennung ist das administrative Prozedere in Ihrem Teilnehmer*innenkonto abgeschlossen und von Ihrer Seite aus dort nichts weiter zu tun.

Im ERASMUS-Programm ist die volle fachliche Anerkennung der im Ausland erfolgreich erbrachten Leistungen vorgesehen. Alle am Programm teilnehmenden Hochschulen haben sich durch Anerkennung der ERASMUS-Charta dazu verpflichtet. Hierfür sind Learning Agreement und Official Transcript die relevanten Grundlagen. Anerkannt werden können nur Veranstaltungen, die im Learning Agreement abgesprochen und vereinbart waren und die im Official Transcript nachgewiesen werden. 

Inwieweit die Leistungen als „relevante Scheine“ anerkannt werden können oder eben nur als Semesterwochenstunden oder Teilnahmescheine, hängt vom Niveau der besuchten Veranstaltungen ab. Für die volle akademische Anerkennung von im ERASMUS-Studium besuchten Veranstaltungen ist es Voraussetzung, dass diese erfolgreich beendet wurden. Die Anrechnung bzw. Anerkennung der Studienleistungen des Studierenden an der Gasteinrichtung kann nur dann verweigert werden, wenn der Studierende das von der Gasthochschule verlangte akademische Leistungsniveau nicht erreicht oder die von den teilnehmenden Einrichtungen für eine Anerkennung verlangten Bedingungen nicht erfüllt. Grundlage hierfür ist die für den jeweiligen Studiengang geltende Studien- und Prüfungsordnung. 

Ggf. verlangt die anerkennende Stelle/Person in solchen Fällen das Erstellen einer Zusatzleistung, etwa einer kleinen Hausarbeit, wenn die im Ausland erzielten Lernergebnisse nicht dem Niveau einer vergleichbaren Veranstaltung an der Heimatuniversität entsprechen. Grundsätzlich sollte jedoch vermieden werden, im Nachhinein über die Anerkennung zu „verhandeln“, und deshalb ist es notwendig sich im Vorfeld genau mit der für die Anerkennung beauftragten Person hinsichtlich der Art, der Lerninhalte und v.a. der Lernergebnisse der gewählten Veranstaltungen abzusprechen.

Die Anerkennung geschieht NICHT bei uns im International Office! Je nach Prüfungsordnung des entsprechenden Studiengangs und –fachs sind für die Anerkennung das Prüfungsamt, das Dekanat oder einzelne Hochschullehrer (ggf. Programmbeauftragte) zuständig. Bitte informieren Sie sich dort eingehend VOR Beginn des Auslandsaufenthaltes und sprechen Sie Ihr Learning Agreement im Hinblick auf die Anerkennung dort ab.


Rechtlicher Hinweis: Seit dem 01.10.2007 gibt es in Deutschland eine für Studierende sehr wichtige Veränderung der Anerkennungspraxis. Durch die Ratifizierung der „Lisbon Recognition Convention“ sollen Anerkennungsverfahren von Studienleistungen aus den Unterzeichnerstaaten entschieden erleichtert werden.
Die Neuerungen im Einzelnen:

  • Transparenter Weg: Fristen und Ansprechpartner müssen transparent gemacht werden und die Anerkennung muss in einer angemessenen Zeit erfolgen.
  • Beweislastumkehr: Um eine Leistung nicht anzuerkennen, muss die Heimathochschule beweisen, dass die Leistung nicht gleichwertig ist – im Gegensatz zu vorher, als die Studierenden nachweisen mussten, dass die im Ausland erbrachten Studienleistungen gleichwertig und damit anzuerkennen sind.
  • Beschwerdeweg: Bei Ablehnung der Anerkennung muss der/dem Studierenden ein Beschwerdeweg eröffnet werden.
  • Um zu beweisen, dass eine Leistung nicht vergleichbar ist, reicht ein schematischer Abgleich nicht aus. Es geht vielmehr um eine fachlich-inhaltliche Gleichwertigkeit. So dürfen beispielsweise die Lernergebnisse nicht zu unterschiedlich sein. Wird die Anerkennung versagt oder erfolgt keine Entscheidung, können Rechtsmittel eingelegt werden. (Weitere Informationen: www.fzs.de/lissabon)

Checkliste - Bedingungen für die Anerkennung von Veranstaltungen sind, dass
1. Die Veranstaltung im Learning Agreement steht,
2. Das Learning Agreement zu Beginn des Auslandsstudiums gegengezeichnet wird vom Fachbereichs-Koordinator an der GU, der im Hinblick auf Anerkennung prüft, dass die Veranstaltung dem Studienstand entspricht,
3. Sie die Veranstaltung regelmäßig und durchgängig besuchen,
4. Die Veranstaltung vom Umfang dem entspricht, was an der GU ersetzt werden soll mit der Anerkennung,
5. Sie alle geforderten Teilleistungen und Endleistungen der Veranstaltung erfolgreich bestehen,
6. Das Endergebnis im Official Transcript der Gasthochschule aufgeführt ist.
7. Zusätzlich kann auch das von uns im IO im Downloadbereich zur Verfügung gestellte Formular Course Certificate for Temporary Students verwendet werden, um den Nachweis einer Veranstaltung zu erbringen.

Studierende, die in ihrem Studiengang ein Diploma Supplement erhalten, können die Aufführung der Leistungen des Auslandsaufenthalts im Diploma Supplement beantragen im dafür zuständigen Prüfungsamt.

Nach erfolgreichem Abschluss Ihrer ERASMUS-Mobilität erhalten Sie ein offizielles ERASMUS+-Europazertifikat in deutscher und englischer Sprache; dies wird unaufgefordert in Ihrem Teilnehmerkonto zur Verfügung gestellt, nachdem Sie alle Unterlagen hochgeladen und eingereicht haben und die finanzielle Förderung als ausgezahlt markiert wurde.
Haben Sie nach Ihrer Rückkehr weiterhin Interesse an Kontakten zu internationalen Studierenden?
Melden Sie sich doch beim WellCome-Projekt als Mentor*in für ausländische Gaststudierende an oder besuchen Sie den Internationalen Stammtisch, wenn das wieder möglich ist!
Informationen hierzu erhalten Sie hier

Kontakt

Goethe-Universität Frankfurt
International Office
Campus Westend
PEG-Gebäude Postfach 3
Theodor-W.-Adorno-Platz 6
60629 Frankfurt am Main
 
Herr Olaf Purkert
PEG Raum 2.G177
E-mail: outgoing@uni-frankfurt.de