Nachfolgend sind die wichtigsten und häufigsten Kommunikations- und Verwaltungsvorgänge zwischen Instituten bzw. Abteilungen und dem Dekanat aufgelistet. Die einzelnen Punkte erläutern das Vorgehen und benennen Form und Zahl der relevanten Unterlagen.

Das Dekanat bittet um Beachtung und Einhaltung der Hinweise, dies erspart Rückfragen und beschleunigt die Arbeitsprozesse; es ist damit im Interesse aller Personen am Fachbereich.

1. Einstellung von Mitarbeitern (Ausschreibung/Einstellung/Weiterbeschäftigung): 2-fach

·      wichtige Unterschriften: Antragsteller*in, Geschäftsführende*r Direktor*in, Gleichstellungsbeauftragte

·      Frist: 7 Wochen vor Einstellungsbeginn im Dekanat abgeben

·      bei den elektronischen Anträgen auf Ausschreibung, Einstellung, Weiterbeschäftigung und Aufstockung steht unter dem jeweiligen linken Unterschriftenfeld der Zusatz „Bitte auswählen“. Hier bitte „Dekanin/Dekan“ auswählen.

Weiterleitung zum Formularcenter

2. Einstellung von Hilfskräften (Hiwi-Verträge): 3-fach

·      nur Verträge für wissenschaftliche Hilfskräfte (nicht studentische) laufen über das Dekanat

·      bitte 3-fach abgeben

·      Frist: 6 Wochen vor Einstellungsbeginn im Dekanat abgeben

BITTE BEACHTEN:
Studentische Hilfskraftverträge, die über Ihre verwalteten Kostenstellen abgerechnet werden, müssen nicht über das Dekanat laufen, sondern über den Kostenstellenverantwortlichen und den Geschäftsführenden Direktor.
Wissenschaftliche Hilfskraftverträge (Arbeitsvertrag + Antrag auf Einstellung) müssen, wie gewohnt, über das Dekanat an die Personalabteilung gehen!

3a. Antrag Prüfungsberechtigung für Magister, MA und BA-Studiengänge: 2-fach

·      bitte beachten: Alle Professor*innen (Apl., Jun., Privatdozent*innen) haben durch ihren Status automatisch die Prüfungsberechtigung. Nur die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen müssen einen Antrag stellen.

3b. Antrag auf Prüfungsberechtigung für Lehramtsstudiengänge: 2-fach (formlos)

·      bitte Prüfungsfach angeben!

·      bei unbefristeten Prüfungsberechtigungen bitte einmalig Antrag über den Dienstweg stellen. Die Prüfer*innen werden alle 3 Jahre von der ABL kontaktiert, ob die Prüfungsberechtigung weiterbestehen soll

·      bitte befristete Prüfungsberechtigungen immer über den Dienstweg unter Angabe des Zeitraums der befristeten Beschäftigung ab

4. Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise: 2-fach fürs Inland, 3-fach fürs Ausland

·      immer das passende, aktuelle Formular verwenden: Antrag für eine Dienstreise in Deutschland oder Antrag für eine Dienstreise ins Ausland

·      wichtig: Antrag bitte vor Antritt der Reise abgeben (auch um den Versicherungsschutz während der Reise zu gewährleisten)

·      wichtige Angaben: Vorname + Name, Fachbereich + Institut, Ort der Reise (Land + Stadt), Kostenstelle, Kosten, Grund der Reise, Kontaktdaten

·      wichtige Unterschriften: Antragsteller, Kostenstellenverantwortlicher

Hinweise für Dienstreiseanträge ins Ausland:
Überprüfen, ob eine Reisewarnung für das Reiseziel beim Auswärtigen Amt vorliegt:

Besteht keine Reisewarnung, bitte an der entsprechenden Stelle im Antrag „Nein“ ankreuzen

1. Überprüfen, ob eine Pflichtvorsorge beim Arbeitsmediziner (Dr. Düvel) erforderlich ist und ob der Nachweis von Impfungen bei der Einreise verpflichtend ist. Ansprechpartner für eine Pflichtvorsorge: Herr Dr. Martin Düvel (m.duevel@medical-gmbh.de). Informationen zu Impfungen für die Reise ins Ausland sind hier zu finden.

·      Wird an der entsprechenden Stelle im Antrag „Ja“ angekreuzt, bitte Nachweis von der Pflichtvorsorge/von Impfungen beilegen

·      bei Reisekostenabrechnungen von Personen, die nicht an der Goethe-Universität angestellt sind: bitte eine Auszahlungsanordnung anfertigen und beilegen

bitte beachten: falsche und unzureichende Angaben führen dazu, dass der Antrag – trotz Genehmigung – ungültig ist und der*die Reisende für alle Kosten, die durch Krankheit, Unfall etc. entstehen, privat haftet!

5. Antrag auf Genehmigung/Anzeige einer Nebentätigkeit: 2-fach

6. Lehraufträge (3-fach)

6a. Antragsformulare Lehraufträge
6b. Hinweise zu der Lehrauftragserteilung
6c. Lehrauftragsabrechnungen (Erklärungen) --> versehen mit der zu belastenden Kostenstelle

·      Formulare 6a., 6b. und 6c. jeweils bitte zusammenheften

·      bitte 1-fach einreichen:

·      Laudatio, Lebenslauf, evtl. Schriftenverzeichnis, SAP-Datenblatt, Kopie der Promotionsurkunde (bei Erstbeantragung, bei Wiederbeantragung nach Pause bitte Angabe des Semesters der Erst-beantragung)

·      Erklärung, ob ein laufender Vertrag mit GU/FB 10 besteht

·      Verzichtserklärung auf Vergütung (falls der Lehrauftrag unvergütet erteilt werden soll)

Ein Original der Lehrauftragsabrechnung (6c) geht nach Ende der Vorlesungszeit vollständig ausgefüllt und versehen mit den Unterschriften der*des Lehrbeauftragten und der*des GD des Instituts an Sabine Schramm im Dekanat.

7. Erklärung zur Erfüllung der Lehrverpflichtung

·      bitte bis 4 Wochen nach Semesterende gesammelt für das Institut bzw. die Abteilung im Dekanat abgeben (adressiert an Kirsten Wechsel)

8. Auszahlungsanordnung (2-fach)

·      Rechnung bzw. Grund für Auszahlung beilegen

9. Promotionsgutachten: 2-fach (formlos)

10. Habilitationsgutachten: 3-fach (formlos)

11. Drittmittelanzeigen: 2-fach

- How-to-Drittmittel (Download Excel)

12. Anträge an die Freunde und Förderer: 2-fach

·      bitte an das Befürwortungsschreiben denken (bei wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen schreibt der*die zuständige Professor*in die Befürwortung; bei Professor*innen wird das Befürwortungsschreiben vom Dekanat erstellt)

bitte an den Kostenplan denken

13. Anforderungen Forschungssemester: 2-fach

·      bitte elektronisch an Pia Gerhard (p.gerhard@em.uni-frankfurt.de)