Im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos wird Ihnen die Dokumentvorlage Confirmation of Period of Study zur Verfügung gestellt sowohl für physische und auch für virtuelle Mobilitäten. Lassen Sie sich im oberen Teil des Dokuments Ihren Studienbeginn an der Gasthochschule im dortigen International Office innerhalb der ersten Woche bestätigen und laden Sie es zusammen mit dem Anreisenachweis (Zug-, Bus-, Fähr-, Flugticket, Tankquittung aus dem Gastland - wegen Green Travel) als PDF in Ihr Teilnehmer*innenkonto hoch. 

Ohne den korrekten Upload der Bestätigung des Studienbeginns inkl. Anreisenachweis können wir Ihnen die erste Rate des ERASMUS-Stipendiums nicht auszahlen!

Dieses Confirmation-Dokument verbleibt anschließend bei Ihnen. Bitte vergessen Sie nicht, sich das Enddatum Ihres ERASMUS-Studiums am Ende Ihres Aufenthaltes im International Office der Gasthochschule in der Confirmation of Period of Study bestätigen zu lassen. Ohne diesen Nachweis über Ihren Studienzeitraum (Anfangs- und Enddatum) sind wir als Heimathochschule gezwungen, das Stipendium von Ihnen zurückzufordern.

Sie sind während Ihres ERASMUS-Auslandsaufenthaltes verpflichtet, die im Learning Agreement vereinbarten Veranstaltungen regelmäßig zu besuchen. Sollten sich Änderungen an Ihrem vereinbarten Studienprogramm/Learning Agreement ergeben haben, müssen Sie diese im Changes to Learning Agreement bis spätestens vier Wochen nach Vorlesungsbeginn an der Partnerhochschule vereinbaren und mit allen notwendigen Unterschriften hochladen. 

Auch das Changes to Learning Agreement soll im OLA-Verfahren vereinbart werden. Das geht nur, wenn auch das ursprüngliche Learning Agreement als OLA = Online Learning Agreement vereinbart wurde. Falls dies nicht der Fall war, laden Sie die Vorlage Changes to Learning Agreement im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos herunter und besprechen und erfassen die Änderungen im Studienplan. Sie tragen die Veranstaltungen ein, die weggefallen sind und die, die neu hinzugekommen sind. Nachdem das Changes to LA mit Ihrer Unterschrift und den Unterschriften der zeichnungsberechtigten Personen komplettiert ist (per Email-Attachment), laden Sie das Formular in Ihr Teilnehmer*innenkonto hoch. Manche Gasthochschulen bestehen darauf, dass zuerst die Unterschrift der Heimathochschule einzuholen ist. In diesen Fällen das Changes to LA zuerst an Ihre/n Frankfurter Programmbeauftragte/n schicken mit Bitte um Prüfung und Gegenzeichnung und Rücksendung an Sie. Sie holen danach die Unterschrift der Gasthochschule ein, scannen es und laden es hoch in Ihr Teilnehmer*innenkonto.

Es sind innerhalb der gewählten Veranstaltungen alle geforderten Leistungen während der Vorlesungszeit zu erbringen, also Eintragung in Anwesenheitslisten, Hausaufgaben, Referate, Tests, und wenn das die Gasthochschule oder der Lehrende vorschreiben, müssen Sie auch die Prüfungen am Ende des Semesters ablegen. Sie müssen diese Prüfungen aber nicht notwendigerweise erfolgreich abschließen, wenn Sie sich die Leistungen später nicht in Frankfurt anerkennen lassen wollen. Eine Mindestzahl an zu bestehenden ECTS-Credits schreiben wir nicht vor, bitte beachten Sie allerdings, dass es sich um ein akademisches Austauschprogramm handelt und Sie dort in erster Linie zum Studieren sind.
Für die spätere fachliche Anerkennung von im ERASMUS-Studium besuchten Veranstaltungen ist es Voraussetzung, dass diese erfolgreich beendet wurden!

Für die Übernahme der Sprachkursgebühren stehen in ERASMUS+ begrenzte Fördermittel zur Verfügung, in Höhe der jeweiligen Sprachkursgebühren, aber insgesamt für maximal 2 Sprachkurse und insgesamt nicht mehr als 100€ pro Teilnehmer*in. Teilnehmer*innen an den Vorbereitungssprachkursen zum WS sowie an kostenpflichtigen wintersemesterbegleitenden Sprachkursen laden ihre Unterlagen bis zum 15. März hoch und erhalten ihre Förderung Ende März. Teilnehmer*innen an Vorbereitungssprachkursen zum SoSem und an kostenpflichtigen sommersemesterbegleitenden Sprachkursen laden ihre Unterlagen bis zum 30. Juli hoch und erhalten Ihre Förderung im August/September. Falls Sie den Einreichungstermin verpasst haben, werden Sie beim nächsten Termin berücksichtigt. Nach dem 30. Juli eingehende Unterlagen können allerdings nicht mehr berücksichtigt werden.

Falls an Ihrer Gasthochschule für vorbereitende oder semesterbegleitende Sprachkurse ECTS-Credits vergeben werden, können Sie diese bei der Gesamtzahl der ECTS berücksichtigen.

Bitte beachten Sie, dass laut ERASMUS-Regelwerk nur die Zeiträume finanziell gefördert werden können, die vorher geplant und vereinbart sind. Wenn es sich abzeichnet, dass Ihr Aufenthalt studienbedingt über das bisher geplante und im System eingegebene Enddatum hinaus gehen wird, müssen Sie mindestens einen Monat (30 Tage) vor diesem geplanten Enddatum bei uns im Global Office eine Verlängerung beantragen, auch um den zusätzlichen Zeitraum eventuell finanziell gefördert zu bekommen. Dies ist im Workflow Ihres Teilnehmer*innenkontos zu erledigen und gilt für Verlängerungen von ein paar Tagen bis zu ein paar Wochen oder Monaten und auch, wenn Sie z.B. um ein Semester oder Modul verlängern möchten (geht nur von Winter- um das Sommersemester).  Wenn Ihre geplante Studiendauer unter der für die anfangs berechnete Pauschale relevanten Dauer von derzeit 120 Tagen liegt, müssen Sie eine Verlängerung beantragen, um die verlängerte Dauer gefördert zu bekommen bis maximal zum Pauschalbetrag. 

Wenn es sich nur um einige Tage oder Wochen handelt, also keinen Studienabschnitt, ist keine Genehmigung des Programmbeauftragten und der Gasthochschule notwendig. Beachten Sie bei der Eingabe der Verlängerung bitte, dass Sie das entsprechend auswählen durch das Häkchen am richtigen Ort. 

Bei Verlängerungen um ein Modul, ein Semester, Trimester (oder ggf. einen Praktikumszeitraum an der Gasthochschule) markieren Sie das zunächst entsprechend im Teilnehmer*innenkonto und sprechen Sie sich zuerst mit Ihrer/m Programmbeauftragten an der Goethe-Universität ab, nach dessem/deren OK fragen Sie dann an der Gastuniversität nach. Das Einverständnis von Programmbeauftragter/m und Gasthochschule zur Verlängerung im ERASMUS-Programm muss bis spätestens einem Monat vor dem geplanten Enddatum per formloser E-Mail an outgoing@uni-frankfurt.de bei uns im Global Office vorliegen. Erst dann kann die Verlängerung von uns bearbeitet werden. Auch ist in diesen Fällen ein neues Learning Agreement notwendig. In allen Verlängerungsfällen ist überdies ein neues Grant Agreement notwendig. Die dafür notwendigen Schritte werden in Ihrem Teilnehmer:innenkonto freigeschaltet, sobald die Verlängerung von uns bearbeitet wurde.

Ob für rechtzeitig im Global Office eingegangene Verlängerungsanträge um ein Modul oder das Sommersemester Mittel für eine reguläre Weiterzahlung des ERASMUS-Mobilitätsstipendiums zur Verfügung stehen werden, ist zunächst nicht absehbar. Dies wird von uns kommuniziert, wenn ein Überblick über die Fördermittel besteht und die Zahl der Verlängerungsmonate und ERASMUS-Verkürzungen. Falls Mittel zur Verfügung stehen, wird die Verlängerungsrate in der zweiten Januarhälfte ausgezahlt. Falls keine oder ungenügend Mittel zur Verfügung stünden, könnte eine Verlängerung dennoch stattfinden, der Verlängerungszeitraum würde dann ggf. nur teilweise oder gar nicht gefördert (sogenannte Zero Grant-Tage). Aus unserer Erfahrung: In der Vergangenheit konnten Verlängerungen immer regulär gefordert werden.

Bitte beachten Sie: Eine Verlängerung muss sich unmittelbar an den laufenden Aufenthalt anschließen. Über das Sommersemester hinaus kann nicht um ein weiteres Semester verlängert werden, da die Förderfrist nur innerhalb eines akademischen Jahres liegt. Für nachgewiesene Prüfungsphasen oder Zusatzstudien an der Gasthochschule kann eine Verlängerung maximal bis zum Ende der Förderfrist 30. September eines Jahres genehmigt werden. Die maximale Förderdauer beträgt allerdings 12 Monate pro Studienphase (je Bachelor und Master) und darf nicht überschritten werden. Studierende in den traditionellen Studiengängen Staatsexamen, Diplom und Magister haben die Möglichkeit, bis zu 24 Monate mit ERASMUS+ im Ausland zu studieren.

Eine Verlängerung vom Sommersemester um das Wintersemester im darauffolgenden akademischen Jahr ist nur möglich mit einer rechtzeitigen Neubewerbung (Deadline 01. Februar oder danach Restplatzbewerbung) bei dem/der zuständigen Programmbeauftragten hier an der Goethe-Universität, der/die prüfen muss, ob das mit der Partnerhochschule vertraglich vereinbarte Kontingent bereits ausgeschöpft ist.

Bei Abbrüchen aufgrund höherer Gewalt (z.B. gesundheitliche Gründe) können wir bei der Nationalen Agentur DAAD anfragen, ob das dort als Härtefall eingestuft wird, so dass dann die Förderung für die angetretenen Tage nicht zurückzuzahlen wäre.

Bitte kümmern Sie sich am Ende Ihrer Studienzeit an der Gasthochschule um die Ausstellung der Confirmation of Period of Study, auf der noch das Enddatum Ihres ERASMUS-Studiums vom dortigen International Office bestätigt werden muss mit Stempel und Unterschrift. Diese Teilnahmebestätigung müssen Sie eingescannt  zusammen mit dem Abreisenachweis (Zug-, Bus-, Fähr-, Flugticket, Tankquittung aus dem Gastland - wegen Green Travel) als PDF in Ihr Teilnehmer*innenkonto hochladen. Wir errechnen daraufhin Ihre tatsächliche Studien- und Förderdauer.

Die Confirmation ist der offizielle Nachweis über Ihren Studienzeitraum an der Gasthochschule. Wenn dieser uns nicht eingereicht wird, sind wir gezwungen, das ERASMUS-Stipendium von Ihnen zurückzufordern.

Vergessen Sie des Weiteren nicht, sich um die Ausstellung eines Official Transcript (Auflistung der von Ihnen besuchten Veranstaltungen mit Benotung/ECTS-Credits) der Gastuniversität zu kümmern. Dieses wird i.d.R. automatisch erstellt und Ihnen entweder ausgehändigt, zum Download zur Verfügung gestellt oder später per Mail oder Post an Sie geschickt. Falls das Transcript bei uns im GO eingeht, werden wir Sie per Mail darüber informieren. Sie können es dann von uns per Post zugeschickt bekommen und falls es digital vorliegt, leiten wir es per Mail an Sie weiter. Bitte laden Sie es im pdf-Format in Ihr Teilnehmer*innenkonto hoch. Überdies benötigen Sie das Official Transcript zusammen mit dem Learning Agreement für die Anerkennung Ihrer im Ausland erbrachten Leistungen hier in Ihrem Prüfungsamt oder Fachbereich.