Eine neue Kooperation vereinbaren

FAQ

• Wozu eine Partnerschaft abschließen? 

  Internationale Hochschulpartnerschaften sind allgemeiner gefasst als beispielsweise Kooperationsverträge für einzelne Forschungsprojekte, und werden insbesondere dann nötig, wenn auch Studierende ausgetauscht werden sollen. Aber auch andere Aktivitäten wie der Austausch von Lehrenden, gemeinsame Forschung, gemeinsame Lehre, auch virtuell, Kurzprogramme und ähnliches können vereinbart werden. Doch auch dort, wo solche Abkommen nicht nicht zwingend nötig sind (etwa in der Forschungszusammenarbeit) können sie einen Rahmen für eine nachhaltigere Zusammenarbeit auf institutioneller Ebene bilden – denn Verbindungen zwischen Instituten gehen oft verloren, wenn eine der Kontaktpersonen die Institution verlässt. Zudem ist es für manche Förderanträge, bspw. beim DAAD, erforderlich, eine gültige Vereinbarung vorzulegen.  

• Beinhaltet eine Hochschulpartnerschaft Stipendien oder andere finanzielle Förderung für Auslandsaufenthalte oder gemeinsame Projekte? 

  Leider nein, dafür stehen – außerhalb des Erasmusprogramms – keine Universitäts- oder weitere Mittel zur Verfügung, allerdings kann ein Partnerschaftsabkommen helfen, Drittmittel für Mobilitäten einzuwerben. Für Outgoing-Studierende, in wenigen Fällen auch für Incomings, gibt es einige separate Fördermöglichkeiten, zu denen das GO gerne berät. Allerdings beinhaltet ein Austauschabkommen in der Regel (Ausnahmen sind möglich wenn von beiden Seiten gewünscht) einen „tuition waiver“–  und somit schon eine beträchtliche Ersparnis, denn für die deutschen Studierenden bedeutet das, dass sie die oft erheblichen Studiengebühren im Ausland nicht bezahlen müssen. Administrative und Sozialbeiträge können allerdings dennoch anfallen, genau wie umgekehrt unser Semesterbeitrag (der keine Studiengebühr ist) nicht erlassen werden kann.

  Natürlich können Sie auch eigene Mittel für die Partnerschaftsaktivitäten einbringen. Falls Sie entsprechende Angaben zur Finanzierung machen möchten, empfehlen wir eine Formulierung unter Vorbehalt, beispielsweise „Both universities agree that all specific financial arrangements are dependent on the availability of funds“. Ferner kann folgende Formulierung für das Bemühen um Drittmitteleinwerbung als Absichtserklärung eingefügt werden: “Both universities agree to seek financial support from national and international organizations for the cooperative activities to be undertaken as stated under the terms of this agreement."

• Welche Vertragsdokumente sind nötig?

  Die meisten Universitäten besitzen eine Vorlage für Partnerschaftsabkommen, die nach Bedarf angepasst werden kann (und dann ggf. nochmals juristisch geprüft werden muss). In der Regel tragen diese Dokumente die Bezeichnung „Agreement“ (z.B. Student Exchange Agreement, Agreement on Academic exchange, Cooperation Agreement…“) und regeln die Spezifika der vereinbarten Aktivitäten bis zu einem gewissen Grad (Detailabsprachen sind außerhalb des Abkommens möglich und nötig). Außerdem gibt es mitunter ein vorgeschaltetes Memorandum of Understanding, das aber lediglich eine weichere Absichtserklärung darstellt und juristisch nicht bindend ist (auch wenn verwirrenderweise mitunter „MoU“ als Oberbegriff für das Vertragswerk verwendet wird).

  Wir empfehlen grundsätzlich den Abschluss eines „Agreement on Academic Exchange“. In manchen Fällen, bspw. wenn absehbar ist, dass die konkreten Verhandlungen langwierig sein werden, kann natürlich ein MoU vorab unterzeichnet werden, denn auch wenn es rechtlich nicht verbindlich ist, hat es symbolischen Wert und gilt als der Beginn einer Partnerschaft. Sowohl für ein MoU als auch für ein Agreement on Academic Exchange bieten wir Vorlagen an, wir können aber auch mit den Templates der Partneruniversität arbeiten.

  Im Normalfall werden die Vereinbarungen auf Englisch abgeschlossen, in manchen Fällen benötigen Partner eine zweisprachige Ausführung; dann muss geklärt sein, welche Sprache im Zweifelsfall Vorrang hat. Für uns muss das normalerweise die englische Version sein, ein Formulierungsvorschlag, der unter der Überschrift „Priority of English Version“ als letzter Passus eingesetzt werden kann: „This agreement, as well as any amendments, is provided in both English and [language] for both institutions. In case of conflict, the English version shall take precedence.“

• Kann ein Vertrag im Fachbereich/ Institut unterschrieben werden?

  Nicht ausschließlich, nur ergänzend zur Unterschrift der Hochschulleitung. Seit 2018 gilt an der Goethe Universität die allgemein übliche Regelung, dass jedes Partnerschaftsabkommen, auch wenn es sich nur auf einen einzelnen Fachbereich oder ein Institut bezieht, auf unserer Seite durch das für Internationalisierung zuständige Präsidiumsmitglied, aktuell durch Präsident Schleiff, unterzeichnet werden muss; nur diese Unterschrift sichert die Rechtskräftigkeit. Darüber hinaus sollen die Dekan*innen oder Vertretungen mitzeichnen; gerne auch Instituts- oder Projektleitungen oder generell verantwortliche Professor*innen. 

• Was ist der Unterschied zwischen einer Fachbereichs-/Institutspartnerschaft und einer universitätsweiten Partnerschaft?

  Bei einer Partnerschaft mit Bezug auf einzelne Institute/Fachbereiche (im Folgenden vereinfachend: „Fachbereichspartnerschaften“) werden diese Einheiten in der Regel im Rubrum unter dem Namen der Universität genannt, ggf. wird auch im Text darauf eingegangen. Daneben gibt es auch universitätsweite Verträge, bei denen die Aktivitäten grundsätzlich für die ganze Universität anvisiert sind. Solche Verträge werden an der GU in der Regel nur dann abgeschlossen, wenn es ein universitätsweites strategisches Interesse gibt, oder wenn mindestens 3 Fachbereiche an der Zusammenarbeit klar interessiert sind. Wenn Sie bestehende Kontakte in eine Partnerschaft überführen möchten, bietet sich in der Regel zunächst eine Fachbereichspartnerschaft an; in manchen Fällen besteht aber durchaus breiteres Interesse, so dass auch eine universitätsweite Partnerschaft denkbar wäre, und schließlich kann in manchen Konstellationen auch beides parallel sinnvoll sein. Auch um diese Möglichkeiten zu sondieren, bitten wir um kurze Kontaktaufnahme, bevor Sie Schritte in die Wege leiten. Außerdem kann es vorkommen, dass die Partneruniversität sich einen universitätsweiten Vertrag wünscht oder darauf besteht. Auch hier bitten wir um Rücksprache mit uns, um eine gute Lösung finden zu können. 

• Wie gehe ich vor, wenn ich eine Partnerschaft abschließen möchte?

  Erstberatung

  Insbesondere wenn Sie nicht regelmäßig Partnerschaften abschließen oder betreuen, nehmen Sie bitte per Mail oder telefonisch Kontakt auf und lassen Sie uns kurz wissen an welchem Punkt der Absprachen/Verhandlungen Sie gerade sind, so dass wir die nächsten Schritte absprechen können. 

  Vertragstext

  Falls Sie bereits eine Vertragsvorlage der Partneruniversität erhalten haben, prüft das Global Office die operativen und das Justiziariat die rechtlichen Aspekte (insbesondere zu Themen wie geistigem Eigentum, Haftung und Datenschutz, sofern erwähnt). Gerne stellen wir unsere Vertragsvorlage zur Verfügung; falls diese weitgehend unverändert verwendet wird, kann sie unsererseits ohne weitere juristische Prüfung unterschrieben werden. Allerdings hat auch die Partneruniversität oft rechtliche Anforderungen zu erfüllen, so dass auch das dortige „legal team“ häufig involviert wird. Und falls an unserem Text Ergänzungen Änderungen jenseits operativer Details erfolgen, ist auch bei uns die Prüfung wieder notwendig. Daraus ergeben sich oft mehrere Abstimmungsschleifen, weshalb ein gewisser Vorlauf notwendig ist (s.u.).

  Bitte beachten Sie: falls die Partnerhochschule in einem Land liegt, das entweder auf der Sanktionsliste des BAFA-(Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) steht oder anderweitig unter außenwissenschaftspolitischen Gesichtspunkten stark diskutiert wird (z.B. China) können besondere Bedingungen gelten und weitere Abstimmungsschritte notwendig sein. In diesen Fällen ist es besonders wichtig, dass Sie frühzeitig Rücksprache mit uns halten. 

  Arbeitsteilung

  Die Abstimmung mit dem Justiziariat, wo nötig, begleiten oder übernehmen wir gerne, auch der Unterschriftsprozess mit der Hochschulleitung erfolgt normalerweise über uns. Die Kommunikation mit der Partneruniversität liegt bei Fachbereichspartnerschaften normalerweise bei Ihnen; natürlich beraten wir gerne zu wichtigen Aspekten.

  Dauer der Vertragsverhandlungen

  Die Dauer bis zum Vertragsabschluss kann sehr unterschiedlich ausfallen und hängt neben den Reaktionszeiten der Beteiligten auch von der Kompatibilität der Vorstellungen, Prozesse und/oder freigegebenen Textelemente ab. Wenn (juristische) Abstimmungsschleifen erforderlich sind, dauert es natürlich länger, das ist aber ein normaler Prozess, der in aller Regel mit einer für beide Seiten zufriedenstellenden Ergebnis endet. Mitunter dauert es nur 3-4 Wochen, wir empfehlen aber, mehrere Monate einzuplanen wann immer möglich. Wenn Zeitdruck irgendeiner Art besteht, teilen Sie uns das bitte frühzeitig mit.

  Unterschriften physisch vs. digital

  Nach derzeitigem Stand ist für uns weiterhin eine physische Signatur (und somit ein Versand bzw. eine Übergabe von Originaldokumenten) erforderlich. Ein Vorprojekt zur Sondierung von Unterschriften über einen elektronischen Dienst läuft. Der Rückversand der Originaldokumente an den Partner muss im Fachbereich/Institut erfolgen (für universitätsweite Verträge übernimmt ihn das Global Office).

  Verlängerung von bestehenden Partnerschaften

  Auch hier gilt: Wenn unsere bis auf operative Details unveränderte Vorlage verwendet wird, ist keine separate juristische Prüfung erforderlich. Um die Unterschrift der Hochschulleitung kümmern wir uns gern. In allen anderen Fällen sollten Global Office und Justiziariat den Text einsehen und machen ggf. Vorschläge – bitte melden Sie sich.