Information des Research Support

Aufgrund des IT-Vorfalls am Universitätsklinikum Frankfurt kann der Research Support für den Fachbereich Medizin bestimmte Services nur eingeschränkt anbieten.

• Die Kolleg*innen aus dem Drittmittelservice und dem Vertragsmanagement für die Medizin sind innerhalb des UKF-Netzes uneingeschränkt per Mail erreichbar.
• Die telefonische Erreichbarkeit für externe und interne Anfragen ist weiterhin uneingeschränkt möglich.
• Die Mitarbeiter*innen können derzeit aus dem KGU-Netz weder externe E-Mails empfangen noch E-Mails nach außen verschicken und nur eingeschränkt auf elektronische Portale zugreifen. 

Drittmittelservice FB16:

Folgende Services sind wieder möglich, da SAP wieder funktioniert:

• Kontenneuanlage: Das Erstellen von Fact-Anträgen ist im Klinet wieder möglich. Alternativ finden Sie hier den Ersatzantrag.
• Umbuchungen und interne Mittelweiterleitungen können wieder wie gehabt eingereicht werden
• SAP Auszüge von Konten erstellen

 Folgende Services können wir eingeschränkt durchführen

• Erstellen von Mittelabrufen und Nachweisen

Hier warten wir auf die Nacherfassung aller aufgelaufenen Positionen und können daher nur in Abhängigkeit der Nacherfassung konkrete Zahlen abstimmen.

Sollten Sie als Selbstbesteller ab dem 06.10.2023 eine Rechnung oder ähnliches an ein Postfach des Dezernat 1 (rechnungsfreigabe@kgu.de bzw. finanzbuchhaltung@kgu.de) des Universitätsklinikums gesendet haben, möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass es sein kann, dass diese E-Mail gar nicht angekommen ist, insbesondere wenn die E-Mail von außerhalb der Domain @kgu.de versendet wurde.

Neue Rechnungen können über invoice@ukffm.de eingereicht werden bzw. weiterhin innerhalb der Domain @kgu.de an die bekannten E-Mail-Adressen.

Forschungsverträge und Vertragsmanagement (Fachbereich Medizin):

Von außerhalb des KGU-Netzes ist das Team über die Adresse FB16-forschungsvertraege@uni-frankfurt.de zu erreichen.

Bitte diese Adresse nur unter folgenden Bedingungen verwenden:

• Ausschließlich für Neuverträge, die noch nicht eingereicht wurden
• Ausschließlich für Nutzer, die nur noch über eine HRZ-Account verfügen (z.B. Vorklinik)

Alle anderen Vorgänge bitte ausschließlich über die bekannten kgu-Adressen einreichen.

Beratungsservices in der Antragsphase:

Problemlos erreichbar sind die Beratungsteams im Research Support, die Sie gerne bei allen Antragsinitiativen unterstützen:

• Alle nationalen Fördermittelgeber (DFG, BMBF, Stiftungen,…)
  Forschung-national@uni-frankfurt.de
• Europäische und internationale Fördermittelgeber:
  Eu-research@uni-frankfurt.de

Wir bitten um Ihr Verständnis.

Was sind Drittmittel?

Drittmittel sind Leistungen Dritter, die für Forschungsvorhaben oder für andere wissenschaftliche Zwecke in Forschung und Lehre zusätzlich zu den Landesmitteln/Haushaltsmitteln von öffentlicher oder privater Seite zur Verfügung gestellt werden.

Im Besonderen sind das:

• Zuwendungen der DFG, des Bundes, des Landes, der EU, von Stiftungen, der Industrie, Entgelte aus Forschungs- und Entwicklungsverträgen oder Kooperationsverträgen und Spenden

Eine Übersicht der Verbindlichkeitskonten (Innenauftragsgruppen) finden Sie hier.

Eine Hilfestellung zur Zuordnung zum Geschäftsbereich bietet das folgende Formular.

Antrag auf Eröffnung eines Drittmittelauftrages

An Stelle des bisherigen Formulars Antrag auf Eröffnung eines Drittmittelauftrages, das per Hand ausgefüllt werden musste, steht Ihnen nun in der Dekanatssoftware FACTScience® ein überarbeitetes und erweitertes Antragsverfahren zur Eröffnung eines Drittmittelauftrags zur Verfügung.

Informationen zum Verfahren erhalten Sie hier.

Umsetzung der §15-Vereinbarung

Am 1.1.2021 ist eine neue Vereinbarung zwischen Goethe-Universität, Fachbereich und Universitätsklinikum Frankfurt in Kraft getreten.

An dieser Stelle werden Sie fortlaufend über die aktuellen Schritte und Veränderungen im Zuge der Umsetzung der §15-Vereinbarung bezogen auf die Drittmittelverwaltung informiert.

Studienpatienten-Informationsblatt: Das Informationsblatt ist verpflichtend in Drittmittelprojekten auszuhändigen, die dem wirtschaftlichen Tätigkeitsbereich der Goethe-Universität zuzuordnen sind.

• Zur elektronischen Fassung des Studienpatienten-Informationsblatts
• Antworten auf häufig gestellte Fragen

Änderung der Verteilung der Gemeinkostenzuschläge (Overheads)

• 24, Abs. 4 der Vereinbarung:

Für die Unterstützung bei der Durchführung von patientenbezogenen Drittmittel-Projekten im wirtschaftlichen Bereich, erstattet der Fachbereich dem Universitätsklinikum für klinische Prüfungen im Sinne von § 4 Abs. 23 AMG 30% der im privatrechtlichen Vertrag zur Durchführung der Studie vereinbarten Verwaltungskosten (Overhead).

Drittmittel-Projekte dieser Kategorie werden in den Innenauftragsgruppen 308 und 508 geführt. Der Overheadanteil des Universitätsklinikums wird hier automatisch beim Zahlungseingang abgeführt. Sie müssen nichts weiter veranlassen.  

Für die Verteilung der Overheads für diese Projekte gilt insgesamt folgender Verteilungsschlüssel:

30 % Universitätsklinikum / 30 % Fachbereich / 40 % einwerbende Einrichtung

Modifiziertes Verfahren zur Umsetzung der Vollkostenrechnung am Fachbereich Medizin

Für alle Neuprojekte ab 1.7.2018 findet das modifizierte Verfahren für wirtschaftliche Projekte Anwendung. Diese umfassen insbesondere Projekte der Auftragsforschung und Forschungsdienstleistung. Details zur Einordung von Forschungsverträgen finden Sie hier (Link zu Einordnung von Forschungsverträgen). Die verbindliche Einordnung des vorgelegten Vertrags in die Kategorien wird von der Rechtsabteilung der Drittmittelabteilung FB16 vorgenommen!

Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

• Die Nachweise zur Dokumentation eines Marktpreises bzw. eines Verhandlungsergebnisses nach dem Arm`s length-Prinzip wurden klarer gefasst. Verwenden Sie hierzu bitte das neue Nachweisformular
• Für die Kalkulation der Projekte stehen Ihnen unterschiedliche Kalkulationstools zur Verfügung:
       - Das Visitenbasiertes Kalkulationstool für klinische Studien wurde speziell für die Erfordernisse klinischer Studien entwickelt.
         Eine Handreichung erläutert alle wichtigen Details zur Nutzung des Tools.
       - Alternativ können Sie auch das visitenbasierte Kalkulationstool des UCT verwenden: Nähere Informationen finden Sie
         unter: https://www.uct-frankfurt.de/fuer-aerzte/klinische-studien/angebote/budgetplanung.html
       - Das Kalkulationstool für Standardprojekte wurde bereits in der Vergangenheit eingesetzt und wurde aktualisiert. Es eignet sich
         insbesondere für Projekte, in denen drittmittelfinanziertes Personal über einen längeren Zeitraum kontinuierlich eingesetzt wird.
• Die Kalkulationstools werden jährlich aktualisiert um die Tarifsteigerungen korrekt abzubilden und Ihnen so eine möglichst exakte Vorkalkulation Ihrer Projekte zu ermöglichen. Bitte nutzten Sie das jeweils aktuelle Kalkulationstool.

Einen ausführlichen Überblick finden Sie im Dokument Modifiziertes Verfahren zur Umsetzung der Vollkostenrechnung am Fachbereich Medizin sowie in der Präsentation in der Direktorenrunde vom 13.4.2018.

Rückfragen richten Sie bitte an das Team der Drittmittelservice, die die Nachweise und Kalkulationen prüfen und frei geben.

Formulare für die korrekte Rechnungstellung:
Rechnungsvorlagen stehen auf der Homepage des Dezernates 1.4 zur Verfügung. Dort finden Sie auch weitergehende Informationen zum Prozess.
Bitte beachten Sie, dass der Gesetzgeber die Umsatzsteuer für den Zeitraum 1.7.2020 – 31.12.2020 temporär reduziert. Informationen zur Umsetzung und angepasste Rechnungsvorlagen finden Sie unter:
https://intranet.kgu.de/klinikum-a-z/d/dezernat-1-finanzen-und-controlling/formulare/rechnungsvorlagen-fachbereich-medizin/

Forschungsförderung/Projektmanagement