Brexit und Erasmus+:
Aktuelle Informationen des DAAD zu den Auswirkungen des Brexit auf das Erasmus+ Programm finden Sie hier.
Beratung und Betreuung von ERASMUS+ Incoming Studierenden:
Unser Incoming Team hat für Programmbeauftragte hier spezielle Infos zu Gast- und Austauschstudierenden zusammengestellt.
September/Oktober |
Überprüfen der Gültigkeit der Kooperationsverträge für 2023/24, ggf. Verlängerung der Verträge | ||
Oktober/November | Ausschreibung der Erasmus-Plätze | ||
01. Februar | Annahmeschluss für Bewerbungsunterlagen (online/bei Programmbeauftragten) | ||
ab Februar | Auswahl und Benachrichtigung der Studierenden | ||
ab Febr./März | ggf. Restplatzausschreibung | ||
ab März | Kurzmeldung an die Partneruniversitäten | ||
bis 01. April | Meldung der Studierenden an das Global Office | ||
ab April | Absprache der Online Learning Agreements |
Der offizielle Annahmeschluss für Bewerbungsunterlagen ist der 01. Februar, damit im besten Fall noch vor den bevorstehenden Semesterferien die Auswahl der Studierenden stattfinden kann. Ob Sie nur Studierende Ihres Institutes oder Fachbereiches oder auch nachrangig fachfremde Bewerbungen zulassen, ist Ihnen überlassen.
Hinweis zu den Bewerbungsunterlagen: Die Studierenden müssen sich zunächst unter dem auf der GO-Webseite bereitgestellten Link online bewerben. Dieser Link wird ca. Mitte Dezember freigeschaltet. Dabei kreieren die Studierenden ein Bewerber:innenkonto, das nach der Nominierung zum Teilnehmer:innenkonto wird, in welchem das GO später das ganze ERASMUS-Prozedere administriert und z.B. Teilnahmebestätigungen und Learning Agreements zur Verfügung stellt. Aus den bei der Online-Bewerbung eingegebenen Daten speist sich allerdings zuerst einmal das Bewerbungsformular, das die Studierenden ausdrucken, selbst unterzeichnen und - zusammen mit weiteren verpflichtenden Dokumenten- wieder hochladen. Die nachstehenden Unterlagen müssen zusätzlich zum Bewerbungsdokument online eingereicht werden. Damit wird sichergestellt, dass die Auswahl im Fachbereich / Institut unter Berücksichtigung mehrerer Aspekte erfolgt:
Es bleibt letztlich Ihre Entscheidung, ob Sie noch weitere Unterlagen von Ihren Studierenden einfordern wollen oder nicht.
Wichtig: Alle Bewerbungsunterlagen müssen in einer PDF-Datei zusammengefasst (z.B. über ilovepdf.com/de) hochgeladen werden.
Hier finden Sie den Link auf häufig benötigte Unterlagen für Bewerbungen auf der Webseite des IO, auf den Sie gerne verweisen können. Dort findet sich der Formular-Vordruck für das Lektoren-Sprachzeugnis und das Academic Transcript sowie die Kontaktdaten für die Lektoren-Sprachzeugnisse, TOEFL-Informationen und u.a. auch Beispiele für Bewerbungsschreiben.
Melden Sie die nominierten Studierenden ab März per E-Mail an die KollegInnen der Gastuniversität mit Namen, Studienfach und Studienstand, Adresse, E-Mailadresse sowie der geplanten Dauer des Auslandsaufenthaltes (Semesterangaben). Da die Erasmus-Programme von Universität zu Universität unterschiedlich verwaltet werden, melden Sie die Studierenden zur Sicherheit bitte sowohl an den/die Erasmus Institutional Coordinator im dortigen International Office sowie an den/die Departmental Coordinator im jew. Fachbereich. Die Adressen können Sie in der Regel den Ihnen in Kopie vorliegenden Kooperationsverträgen (Inter-institutional Agreements) oder der Webseite der Partnerhochschule entnehmen. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Brucker im heimischen GO.
Moveonnet: Einige wenige Erasmus-Partnerhochschulen verwenden das elektronische Anmeldesystem e-nomination über Moveonnet. Falls Sie also von einer Partnerhochschule die Information erhalten, dass Sie die Nominierung über e-nomination durchführen müssen, loggen Sie sich auf http://www.moveonnet.eu/ ein und führen die notwendigen Schritte durch. Falls Sie keinen User Account haben sollten oder Ihnen User Name und Password nicht mehr bekannt sind, kontaktieren Sie bitte Herrn Purkert im IO, der einen Account für Sie anlegen wird.
Falls weder Sie noch Ihre Outgoer bis kurz vor der Einschreibefrist eine Reaktion der Gasthochschule erhalten haben, haken Sie bitte dort umgehend nach und fragen, ob Ihre Nominierung überhaupt angekommen ist.
WICHTIGE HINWEISE für Ihre Studierenden:
a) „Bewerbung“ an der Gasthochschule: Weisen Sie Ihre nominierten Studierenden unbedingt daraufhin, dass sie sich noch bis zum Ende der jeweiligen Bewerbungsfrist der Gasthochschule selbstständig als Erasmus-Gaststudierende dort bewerben müssen! Deadlines und Bewerbungsformulare sind im Regelfall auf den Webseiten der Partnerhochschulen zu finden oder wurden Ihnen von den dortigen Koordinator:innen per E-Mail gesandt. Oft finden sich dort auch umfangreiche Informationen für Erasmus-Studierende, die der ersten Orientierung dienen. Achtung: Zum Teil sehr unterschiedliche Bewerbungstermine an den Gastuniversitäten (z.B. Skandinavien bereits März/April für das Wintersemester!)
b) Hinweis auf GO-Webseite: Weisen Sie die Nominierten bitte auf die „Informationen für Outgoings 2023/24“ des GO hin, die ab ca. März 2023 unter http://www.uni-frankfurt.de/38298572/erasmus_studyabroad zur Verfügung stehen werden.
Bis spätestens 01. April müssen die von Ihnen betreuten Erasmus-Bewerbungen an Herrn Purkert im Global Office gemeldet werden. Bitte verwenden Sie hierfür den sog. „Meldebogen Studierendenmobilität (SMS)“: Alle Bewerbungen, die Ihnen eingereicht wurden, müssen in diese Liste eingetragen sein, auch abgelehnte Bewerbungen. Bei den Zusagen bitte unter anderem die korrekte Gasthochschule und den Zeitraum angeben, bei den Ablehnungen müssen die Gründe für die Ablehnung genannt werden. Dieser Meldebogen muss zu Prüfzwecken 5 Jahre im GO aufgehoben werden.
Den ausgefüllten und von Ihnen unterschriebenen Meldebogen senden Sie bitte per Mail an Herrn Purkert.
Falls Sie das Bewerbungs- und Nominierungsprozedere für sich früher abschließen möchten, können Sie die Unterlagen auch schon gerne weit vor dem 01. April einreichen. Das entzerrt die Bearbeitung der Teilnehmerkonten der über 600 Nominierten für die MitarbeiterInnen des GO. Wenn Sie allerdings Restplätze vergeben möchten, ist eine Einreichung vor dem 01. April nicht sinnvoll, da dann ständig Änderungen kommuniziert werden müssten.
Bei internationalen Master-Studiengängen, bei denen bis zum 01. April noch keine BewerberInnen für das folgende Sommersemester namentlich feststehen, gilt folgende Ausnahme: Bitte tragen Sie auf dem Meldebogen mit N.N.-Nennungen die Anzahl x der voraussichtlichen Nachmeldungen ein. Auf diese Weise können wir die Mobilitäten noch in unsere Finanzkalkulation miteinbeziehen. Bitte melden Sie uns dann spätestens bis 01. Dezember die Namen der nachnominierten Master-Studierenden für das folgende Sommersemester. Des Weiteren sollten Sie relativ zügig die KandidatInnen an der Gasthochschule nominieren, da dort auch Nominierungsfristen eingehalten werden müssen.
Nach der Nominierung sprechen Sie mit den Studierenden das geplante Studienprogramm an der Gastuniversität ab. Je früher das Datum des Studienbeginns im Ausland, desto früher sollte die Absprache stattfinden, denn das Learning Agreement muss laut Erasmus-Regelwerk vor Antritt des Auslandsaufenthaltes komplettiert werden und unterschrieben vorliegen. 2021 wurde ein Online Learning Agreement (auch "Digitales Learning Agreement" genannt) von der EU Kommission verpflichtend eingeführt.
Den nominierten Studierenden wird die Formularvorlage dieses Learning Agreements online zur Verfügung gestellt. Nachdem die Veranstaltungen an der Gasteinrichtung im Vorfeld genau abgesprochen und eingetragen wurden, wird das Formular digital vom Erasmus-Studierenden unterzeichnet. Danach erhält der/die betreffende Programmbeauftragte automatisch eine Benachrichtigung, dass er/sie das Dokument digital gegenzeichnen kann. Im Anschluss wird wiederum automatisch eine Meldung an die verantwortliche Person an der Gasthochschule gesendet, die das Dokument ebenfalls digital unterschreiben muss. Am Ende des Online-Prozesses wird dem Studierenden das komplette Online Learning Agreement zur Verfügung gestellt, welches dann in das Teilnehmerkonto hochgeladen wird. Wir benötigen kein Originale des Learning Agreements mehr.
OLA-Zeichnungsberechtigte im Fachbereich/Institut
Ansichtsexemplar altes Learning Agreement
Link zur OLA-Info-Seite für Studierende
Achtung: Falls Erasmus-TeilnehmerInnen im Table A des Learning Agreements Veranstaltungen mit insgesamt weniger als 15 ECTS ausmachen, müssen sie zusätzlich den Anhang R („Gewährung reduzierter Studienleistungen im Rahmen des Erasmus-Auslandsaufenthalts“) ausfüllen und von Ihnen abzeichnen lassen. Dieser Anhang R muss zwar nicht an die Gasteinrichtung gesendet werden, aber letztendlich zusammen mit dem komplettierten Learning Agreement ins Teilnehmerkonto hochgeladen werden.
Falls Änderungen des ursprünglichen Learning Agreements nötig sind, wird die/der Studierende mit dem Changes to Learning Agreement-Formular, welches dann analog zu bearbeiten ist, nach Beginn des Erasmus-Studiums per E-Mail auf Sie zukommen. Ausführliche Informationen finden Sie auch in den Hinweisen zum Learning Agreement, die der Formularvorlage des Dokumentes angehängt sind.